Финансово-правовая безопасность для защиты себя, своих личных и бизнес-активов в условиях внешних и внутренних вызовов

От содержания вашей договорной документации зависит, в частности, размер ваших гражданско-правовых и налоговых рисков. По этой причине рекомендуем внимательно проанализировать ваши типовые документы и, если необходимо, разработать новые.

Если типовые формы будут заготовлены заранее и ваши специалисты будут активно их предлагать, то с большой долей вероятности в основу договора лягут именно ваши разработки. Если же контрагент будет настаивать на его форме договора, то и в этом случае вы сможете использовать формулировки из своего типового договора (а именно накладывать их на форму договора контрагента) и таким образом продвигать свои интересы.

Рекомендуем также создать систему внутренней классификации договоров. Это поможет легко ориентироваться в документах, например, по номеру договора определять, к какой группе он относится и/или на какой период он был заключен.

4. Составить регламент возврата и хранения договорной документации и график документооборота.

Первичная договорная документация по общему правилу должна храниться в течение пяти лет, потом ее можно уничтожать. При этом бухгалтеры считают, что возвратом и хранением подписанных документов должны заниматься менеджеры, взаимодействующие с клиентом, а менеджеры убеждены, что это прямая обязанность бухгалтеров. В итоге возникает неразбериха: одни документы теряются, другие хранятся неоправданно долго.

В регламенте, помимо прочего, целесообразно указывать:

• срок, в течение которого договор хранится в бухгалтерии;

• срок, когда договор передается в архив (внешний или внутренний);

• срок, когда договор уничтожается.

Практика показала, что функции архивирования, хранения и уничтожения документов следует передавать архивным организациям.

Пример регламента возврата и хранения документов, а также график документооборота вы можете найти в «Банке решений».

5. Организовать систематическую сверку с контрагентами.

Согласно законодательству о бухгалтерском учете, организация должна делать инвентаризацию в конце года, а также при смене бухгалтера, должностных и материально ответственных лиц. Помимо прочего, инвентаризация включает сверку с контрагентами. Многие этот момент игнорируют, и напрасно.

Пока все в порядке, контрагенты без проблем подписывают акты сверки. Но стоит только возникнуть спору, начинают утверждать, что товар или работы не были приняты / был предоставлен некачественный товар / работы приняло лицо, не имевшее на то полномочий, и т. д.

Вовремя подписанный акт сверки не дает возможности ввести в заблуждение суд. Кроме того, этот документ:

– является напоминанием для контрагента о его задолженности и становится важным доказательством размера задолженности в суде;

– страхует стороны от ошибок бухгалтера или менеджера (которые могут, например, забыть зафиксировать суммы для оплаты работ или товаров).

Сверку следует делать раз в квартал или раз в месяц в зависимости от объема работ / сотрудничества с контрагентами. Акты сверок выводятся из программы 1С автоматически. Организовать их пересылку контрагенту – чисто техническая операция. И она станет еще проще, если этот порядок предусмотреть в договоре.

6. Сделать регламент прохождения сделки.

Чтобы раз и навсегда перейти от «коллективной безответственности» к персональной ответственности, нужно составить регламент цикла сделки. Этот документ должен в деталях описывать:

А. Все этапы сделки (начиная с преддоговорного, когда потенциальный клиент впервые звонит в компанию, заканчивая постгарантийным) и сроки их прохождения.

Б. Процесс взаимодействия работников: кто что делает и кто за что отвечает на каждом этапе сделки.

Благодаря этому документу будет четко видна роль каждого сотрудника внутри общего бизнес-процесса.

Чтобы составить регламент, для начала проведите опрос всех задействованных в процессе заключения сделки сотрудников и выясните:

– кто какие задачи выполняет;

– кто несет ответственность за каждый участок сделки;

– как сотрудники обмениваются информацией между собой;

– сколько времени проходит с первого звонка потенциального клиента до закрытия сделки,

– насколько задокументирован и систематизирован процесс работы.

В ходе такого опроса для вас, скорее всего, откроется много нового. В частности, вы наверняка удивитесь тому, насколько люди по-разному воспринимают происходящее и как очевидное для одних становится настоящим открытием для других.

А пример регламента прохождения сделки вы можете скачать в «Банке решений».