Финансово-правовая безопасность для защиты себя, своих личных и бизнес-активов в условиях внешних и внутренних вызовов

На то, чтобы прописать все нюансы, касающиеся такой работы, может уйти очень много времени, да и описывать абсолютно все нецелесообразно. Поэтому я всегда советую идти от сути: зафиксировать ключевые моменты, начать работать по ним и по ходу смотреть, какие вещи понятны на интуитивном уровне, а что вызывает путаницу и потому требует пояснений.

Основные моменты в регламенте по работе с дебиторской задолженностью, как правило, следующие:

– Четко определить, кто несет ответственность на каждом участке работы (финансовый директор, юрист, бухгалтер и т. д.).

Конечно, все зависит от масштаба компании (где-то один человек совмещает все функции, где-то одну функцию выполняют целые службы). Но действия сотрудников в любом случае должны быть регламентированы, зона ответственности закреплена за каждым в отдельности, и двух ответственных за один участок работы быть не должно. При этом какую-то работу могут выполнять штатные сотрудники, а какие-то функции можно отдать на аутсорсинг.

– Фактор мотивации.

Премия сотрудников должна зависеть не только от продаж, но и от факта полной оплаты товара/услуги.

Для этого можно создать систему премирования, при которой премия начисляется по факту продажи, но выплачивается только после полной оплаты покупки. В положении о премировании тогда нужно предусмотреть пункт, согласно которому заказ считается закрытым и засчитывается в выработку сотрудника, когда экземпляры первичных документов подписаны и возвращены и оплата полностью поступила.

– Кто старший.

Если в процессе задействовано более одного человека, значит, должен быть старший. Этот главный принцип в армии применим и в бизнесе.

Необходимо определить, кто из сотрудников будет координировать процесс управления дебиторской задолженностью. В крупных компаниях за эту работу, как правило, отвечает финансовый директор или начальник юридического отдела, в небольших фирмах – главный бухгалтер или директор. Контроль в компаниях обычно обеспечивают директор, руководители отделов, а также внутренний контролер. Последний отслеживает, как соблюдаются регламенты, проверяет на достоверность управленческую отчетность и отчетность по дебиторской задолженности.

– Какая информация и в какой срок предоставляется.

Ответственные за управление дебиторской задолженностью должны знать, когда и какие цифры они должны предоставлять для анализа. Например, в последний рабочий день каждой недели или 30-го числа каждого месяца нужно показать:

– общую сумму задолженности;

– текущую задолженность;

– просроченную задолженность;

– соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей.

Сотрудник, отвечающий за управление дебиторской задолженностью, должен иметь достаточно полномочий и ресурсов на то, чтобы стимулировать других на действительно осмысленную и продуктивную работу. В противном случае данные останутся пустой статистикой.

Так, оценивая дебиторскую задолженность, важно делать поправки в управленческом учете. К примеру, если вам не платят уже полгода, вы вряд ли можете рассчитывать, что вам вообще когда-нибудь заплатят. В этой связи вероятность получения суммы долга можно оценить в 50%, сумму дебиторской задолженности также стоит считать в половинном размере (сумма, умноженная на вероятность) или же принимать иные допущения, которые будут более или менее отражать объективную картину.

– Действия по предотвращению неплатежей.

Регламент по работе с задолженностью должен создаваться вместе с регламентом цикла сделки и предусматривать действия по предотвращению неплатежей.

Практика показывает, что работу с проблемной задолженностью рациональнее передавать специализированным организациям. Следовательно, в регламенте нужно предусмотреть, в какие сроки передавать задолженность на аутсорсинг и с какой периодичностью контролировать подрядчиков.

Таким образом, регламент по управлению дебиторской задолженностью должен содержать четыре слагаемых: планирование, ответственность, мотивацию и контроль. Подробнее вопрос работы с задолженностями и управления дебиторской задолженностью я рассмотрел в своей книге «Арсенал должника и взыскателя».

Штат и аутсорсинг: плюсы и минусы без прикрас

Сопоставим работу со специалистами в штате и на аутсорсе с точки зрения нескольких аспектов:

1. Правила и договоренности. Работая со штатным специалистом, можно по ходу дела менять правила игры. При сотрудничестве с аутсорсером придется четко соблюдать правила, которые вы с ним заранее прописали в договоре.

В аутсорсинге заказчик и исполнитель взаимодействуют на равных. Зоны ответственности каждого из них прописаны в договоре, и обе стороны обязаны четко следовать установленным правилам и договоренностям.

В частности, это значит, что: