Мне некогда. Полезная книга для тех, кому приходится выбирать между «надо» и «хочу»

Одна из моих студенток поделилась со мной своей проблемой: если у нее, скажем, назначена встреча в три часа дня, а выйти ей нужно за час до встречи, то все утро она не может сосредоточиться ни на чем другом! Ей стоило бы почитать книгу или сделать задание по иностранному языку, но она буквально не может перестать думать о времени, когда настанет пора выходить из дома. Знакомая ситуация?

Такое, к сожалению, свойственно многим людям, и дело тут снова в особенностях функционирования нашего мозга. Мы очень плохо переключаемся между жесткими, привязанными к определенному времени, и гибкими задачами. По какой-то причине четкая привязка к назначенному времени гиперфокусирует мозг, и, даже если технически есть время заняться чем-то другим, мы переживаем, что этого времени не хватит, и в итоге просто ждем назначенную встречу[12].

Исходя из этого, разумной стратегией является разделение этих типов задач в течение дня, а лучше – по дням. Допустим, вы фрилансер, работаете из дома, периодически созваниваетесь с клиентами, а в качестве хобби изучаете итальянский. Гораздо лучше посвятить отдельный день или первую часть дня жестким задачам, а в оставшееся время спокойно заниматься проектами.

Я довольно много работаю с клиентами: веду консультации, коучинговые занятия и вебинары. В моем недельном плане выделены два клиентских дня, и все звонки уходят на них. В остальные дни любые фиксированные дела я стараюсь ставить на утро. Таким образом, вторая половина дня у меня почти всегда свободна для гибких проектов: работы над книгой, диссертацией, собственным планированием и так далее.

Самое опасное – это прерывание гибкой большой задачи мелкими жестко привязанными ко времени делами. Скорее всего, такое планирование не только не позволит вам сосредоточиться, но и будет создавать ненужный стресс, а как следствие, не позволит выполнять работу качественно и с полным погружением.

Задание

Проанализируйте список выполняемых вами задач (например, список дел на неделю, который вы составили по итогам главы «Недельное планирование»). Опишите, как вы можете сгруппировать привязанные ко времени задачи в блоки, чтобы оставить время для гибких задач.

__________________________________________________

__________________________________________________

Планирование, которое не работает

«Я не могу планировать. Ну как можно себя в такие рамки загонять? Это же скучно! А вдруг я чем-то другим захочу заняться?»

«Я пытаюсь планировать, но все равно получается слишком много задач. Делаю все в последний момент, когда дедлайны уже горят».

Это всего два примера отношений со временем, но по моей классификации есть и другие подходы к планированию. У каждого – свои сильные и слабые стороны.

Ищите себя в описании.

1. Скачущее планирование

Такой тип планирования отлично иллюстрирует первый пример, когда человек переключается с одной задачи на другую по десять раз на дню. Он видит цель – и идет к цели. Такими людьми рулят сиюминутные мотивация и вдохновение. До планирования никогда не доходят руки: чего тратить время, когда делать надо.

Недостаток такого подхода – стремление к немедленным результатам всегда и везде и неадекватная оценка времени, которое понадобится на выполнение задачи. Надо получить все, и не через месяц, а максимум через неделю. В результате человек быстро перегорает и имеет в своем багаже массу неоконченных дел.

Решение: при планировании разбивать цели на небольшие этапы, переоценивать дедлайны и регулярно подводить промежуточные итоги для подпитки вдохновения.

2. Авральное планирование

Человеку-авральщику все интересно, целей у него миллион. А еще надо срочно помочь другу, который затеял переезд. В результате – постоянное ощущение срочности и преследующих дедлайнов.

Проблемы возникают из-за того, что человеку кажется, будто каждому его увлечению нужно выделять по нескольку часов в день. И никогда ничего не пропускать! Естественно, тут не то что дня, недели на все не хватит.

Решение: выделять жесткие блоки в расписании для самых важных рабочих задач и планировать остальные дела как в калейдоскопе: выписать все «хотелки», а потом задать себе вопрос: «Чем я хочу заниматься в ближайший час?»

3. Планомерное планирование

К такому типу склонны люди, которым важны приоритеты и организованность. Требуется время, чтобы вникнуть в задачу. Комфортнее обдумать заранее, что и когда будет сделано, а вот аврал – это только лишний стресс.

Сложности тут в подстройке к меняющимся обстоятельствам, на которые отвечать надо быстро, без раскачки, и в умении не паниковать, если что-то пошло не по расписанию.

Решение: планировать блоками, как пары в университете, и обязательно выделять дополнительное время на случай непредвиденных обстоятельств. А если непредвиденные обстоятельства так и не наступят, то со спокойной совестью можно полчасика отдохнуть.

4. Погруженное планирование