Мне некогда. Полезная книга для тех, кому приходится выбирать между «надо» и «хочу»

Именно это происходит, когда весь рабочий стол на компьютере завален ярлыками, папками и файлами. Если они при этом еще и никак не структурированы по смыслу, то совсем беда: запомнить, где что лежит, становится сложнее[192], и время теряется на поиски нужной иконки. Вместо сконцентрированной работы в потоке получаем постоянные отвлечения на поиск нужного документа или программы.

Решение – убрать все с глаз долой. Оставить 5-10 приложений и файлов, без которых никуда, и сгруппировать их по назначению. Если у вас пестрая заставка – заменить ее на что-то нейтральное, не отвлекающее. Настроить панель задач, чтобы она скрывалась, когда вы работаете. Короче говоря, минимализм в действии.

Можно вообще удалить все с рабочего стола, спрятав все в одну папку. Это, конечно, напоминает уборку в формате «прикроем бардак, и как будто чисто», но в электронном мире все проще: файлы находятся через поиск, и все, к чему часто обращаетесь, сохраняется в меню быстрого доступа в том же проводнике или офисных приложениях. Потом, когда найдется время, рассортируете эту папку.

Естественно, эта стратегия применима ко всему содержимому компьютеров, планшетов и смартфонов. Создайте удобную систему хранения, чтобы было интуитивно понятно, что где лежит. Нет времени? Наведите порядок хотя бы в основных файлах и программах, которыми пользуетесь каждый день. Остальное – потихоньку.

Удалить лишнее

Когда мусор не занимает физическое пространство, про него как-то забываешь. Разве что техника начнет ругаться, что не хватает места на диске. Из-за этого у нас копятся приложения, которые понадобились однажды и так и осели, старые документы, ненужные скриншоты… Не говоря уже о подписках. Они каждый день прилетают в почту и мешаются в ленте новостей, но почему-то кажется, что легче удалять письма по отдельности и нервно пролистывать неинтересные посты, чем отписаться раз и навсегда.

Все это надо безжалостно чистить – от ленты во «ВКонтакте» до приложений в телефоне. В настройках есть даже информация о том, когда каждое приложение использовалось в последний раз. В конце концов, всегда можно загрузить заново. И такую уборку стоит проводить регулярно, хотя бы раз в месяц. А лучше в неделю, тогда будет проще – пять минут, и готово.

Управление оповещениями

Про это уже сто раз говорили, но повторю в сто первый: уведомления созданы, чтобы привлекать внимание. Ничего удивительного, что концентрация машет ручкой, когда каждый пять минут что-нибудь пиликает, светится или всплывает на рабочем столе.

Возьмите ситуацию под контроль и настройте наконец-то рабочие часы через общий центр оповещений или для разных приложений по отдельности. Например, у меня есть 4 часа на сосредоточенную работу с утра, когда выключено все, кроме двух чатов с командой в «Телеграме». Можно, естественно, отключить все насовсем и выделить по полчаса пару раз в день на проверку почты и сообщений.

Если руки все равно тянутся открыть почту или соцсети в рабочее время, на помощь придут приложения или расширения к браузеру, которые блокируют сайты и программы на установленное время. Например, Freedom или StayFocusd. Иногда такого небольшого препятствия оказывается достаточно, чтобы не отвлекаться на автомате.

Упорядоченный браузер

Открыть пару десятков вкладок, а потом не закрывать их неделю-две, пока компьютер случайно не перезагрузится – милое дело, особенно когда работа требует постоянно искать информацию. Вдруг закрою и потеряется? Признаюсь, я тоже этим грешила, особенно когда писала диссертацию. Но бесконечные вкладки в браузере перегружают мозг точно так же, как и компьютер, и снижают его производительность.

Настройте сортировку – процесс, который позволит и сохранить информацию, и не держать странички вечно открытыми. В арсенале того же «Хрома» есть не только закладки с системой папок, но и отдельный список «для чтения». Не говоря уже о более продвинутых вещах вроде загрузки документов сразу в Evernote, Notion, Mendeley в зависимости от темы. А если что-то висит в браузере, потому что нужно изо дня в день, можно просто скопировать ссылки в документ (например, прямо в ворд, если пишешь курсовую) и открывать их заново, когда нужны. По крайней мере, это позволит спокойно выключить компьютер и хоть немного сократить количество одновременно открытых вкладок, не потеряв ничего полезного.

Пустые входящие

Или «принцип inbox zero». Просто, как все гениальное: делать так, чтобы почтовый ящик был пустым в конце дня. Так вы перестанете тонуть во входящих и сразу будете видеть то, что требует внимания: если письмо осталось в папке – значит, надо что-то сделать. Поясню на примерах:

• пришло приглашение на конференцию, на которое не надо отвечать, просто зарегистрироваться → делаю сразу или ставлю задачу со ссылкой на анкету для регистрации в календарь; письмо в корзину;

• потенциальный клиент ответил и запросил коммерческое предложение, нужно выслать его в течение трех дней → задача в календарь с напоминалкой, письмо в архив;