Общий менеджмент

В системе управления контроль осуществляет широкий спектр воздействий и помогает решать множество задач. Прежде всего он помогает узнать реальное положение дел в организации, выражаясь языком медицины, поставить диагноз ее нынешнего состояния. Постановка диагноза позволяет определить, в какой мере выполняются намеченные планы, какие факторы внешней и внутренней среды, оказывающие сильное влияние на организацию, проявились в процессе реализации плана, стали результатом недобросовестности или низкой квалификации людей, работающих в данной организации. Тем самым контроль осуществляет ориентирующую и корректирующую функции, т. е. указывает направление дальнейшего движения и набор действий, который призван исправить обнаруженные недостатки.

Еще одной чрезвычайно важной задачей, которую решают с помощью контроля, является то, что итоги контроля служат основой для оценки работы персонала и отдельных подразделений, дают тем самым основания для совершенствования применяемой системы мотивации персонала. То же можно сказать и об осуществлении делегирования – опять-таки контроль оказывает ориентирующее и корректирующее воздействие.

Очень важно понять, что контроль – это инструмент поддержки определенной функции, а не распространенное до сих пор среди руководителей представление, будто контроль – это способ нахождения промахов, ошибок, виновников этих промахов и ошибок и последующего наказания. Контроль рассматривается как карательная функция, и потому у большинства людей этот термин вызывает негативное отношение, что в принципе абсолютно неверно. Контроль является неотъемлемой частью управления, и его задачи в процессе управления несоизмеримо шире, чем только наказание виновных и констатация допущенных ошибок. Как утверждалось 3000 лет назад в мудрой китайской книге «И дзинь», когда умный человек видит, почему достиг успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их.[40]

Продолжая эту мысль, акцентируем внимание на том, что задачи контроля заключаются прежде всего в предупреждении и недопущении ошибок или констатация их на раннем этапе возникновения, пока они не принесли организации серьезного ущерба.

Эффективность контроля обеспечивается степенью вовлеченности персонала в этот процесс, распространением самоконтроля, чему способствует соблюдение его принципов.

Контроль не должен быть чрезвычайным происшествием, а должен органично входить в систему управления. Все сотрудники организации заранее должны получить информацию о том, что будет являться объектом контроля, в какие сроки и в какой форме он будет осуществляться, какие организационные выводы последуют по его результатам.

Контроль должен носить всеобщий характер

– не может быть исключений ни для кого из сотрудников, ни для одного из процессов, осуществляемых в организации. Всеобщность контроля необходима при любом подходе к этому процессу. Если контроль рассматривается только как карательная мера, исключение из этого процесса какого-либо из работника или какого-либо процесса приведет к психологическим конфликтам в коллективе и породит разговоры о любимчиках и преследуемых. Не менее разрушительным будет несоблюдение этого принципа в том случае, если контроль понимается как способ повышения эффективности. Исключение кого-либо из-под контроля может создать впечатление, что данный член коллектива или подразделение не столь важны, руководители не пытаются на этом участке изыскать какие-то резервы или распространить на весь коллектив более эффективные методы труда. Опять возникает основа для психологического конфликта.

Объектом контроля могут быть количественные и качественные показатели, характеризующие процесс и результат. Например, применительно к персоналу объектом контроля могут быть его численность (количественный показатель) и профессиональная и квалификационная структура (качественный показатель). Контролировать следует моменты, играющие важную роль в деятельности организации. Тотальный мелочный контроль приводит к противоположному результату, он создает атмосферу напряженности, подозрительности и не способствует проявлению людьми инновационных действий или мыслей.

Характерен в этом отношении опыт одной американской компании, где был установлен тотальный контроль за телефонистками – видеокамера фиксировала выход каждой из помещения и время отсутствия. По результатам этого наблюдения была осуществлена корректировка заработной платы. Телефонистки обратились в профсоюз и отказались продолжить работу. Профсоюз их полностью поддержал, объяснив, что такой контроль нарушает права работников и абсолютно неоправдан, поскольку отсутствие какой-либо из телефонисток никоим образом не сказалось на качестве связи. Ни одной жалобы на несвоевременность или неправильные соединения не последовало, тем самым не было никаких оснований вмешиваться в этот процесс и контролировать его поминутно. Компания была вынуждена отступить и снять тотальный и мелочный контроль.