Правила потока для управления проектами по Голдратту

– Постойте, – вмешивается Марк. – Мы должны убедиться, что срок, который мы называем клиентам, соответствует их ожиданиям, иначе мы вообще не получим проект. Тот, кто выдаёт финальный срок, часто вынужден сокращать окончательную временную оценку, которую он получает от своих коллег.

– Отлично, – Рик доволен. – Такова динамика формирования временных оценок в большинстве проектных областей. Даже если часть подстраховки сокращается в конце, как сказал Марк, у нас всё ещё остаётся много подстраховки, заложенной в наши временные оценки.

Тед не верит.

– Если там так много подстраховки, почему тогда проекты не завершаются досрочно?

– Потому что мы очень хорошо умеем её тратить, – говорит Рик.

– Что вы имеете в виду? – спрашивает Шонда.

– Больше всего подстраховки съедают препятствия потока. Вы же помните, что плохая многозадачность – главный пожиратель времени. Если вы не контролируете количество задач в работе, постоянная многозадачность между проектами и задачами может съесть всю подстраховку. То же самое происходит, если вам то и дело приходится останавливаться и ждать чего-то из-за того, что у вас нет full-kit или если вы не синхронизируете задачи, когда это необходимо, и так далее.

– Хорошо, мы обсудили препятствия для потока, – говорит Чарли. – На что ещё расходуется подстраховка?

– Например, на студенческий синдром.

Видя их недоумение, Рик улыбается.

– Несколько недель назад, когда я дал вам задание по full-kit, вы все сказали, что двух недель вам не хватит. Я дал вам четыре. Ну и кто из вас пришёл домой и сел за уроки?

Теперь все улыбаются. Разумеется, большинство дотянуло до последнего дня, а несколько человек не успели в срок и попросили дополнительное время.

– Мне это тоже знакомо, – говорит Кьяра. – Студенческий синдром встречается повсюду. Мы начинаем тратить подстраховку, даже не успев ознакомиться с проектом. А потом либо приходиться устраивать гонку, чтобы успеть в срок, либо мы задерживаем сдачу.

– А вот я начала делать домашнее задание сразу, – говорит Шонда, – и всё равно еле успела. Сначала я думала, с кем ещё провести интервью, чтобы убедиться, что у меня есть full-kit, потом пыталась придумать лучшие способы контроля за их соблюдением. В итоге я закончила только потому, что у меня закончилось время.

– Ты сейчас привела классический пример ещё одного явления, на которое уходит солидная доля подстраховки: закон Паркинсона[14], – говорит Рик. – Работа разрастается, заполняя собой всё доступное время. Мы что-то улучшаем, изобретаем, добавляем какие-то функции, полируем результаты, не можем остановиться, пока не выясняется, что время вышло.

– Это точно про меня, – улыбается Шонда.

– Бывают и другие ситуации. Например, задача сделана раньше срока, но никто, кроме исполнителя, об это не знает. Люди предпочитают молчать, опасаясь, что, если выяснится, что они справились быстрее, чем было запланировано, в следующий раз им сократят выделенное время. Но вдруг в следующий раз всё пойдёт не так гладко и им понадобится дополнительное время. Вот они и выжидают, а потом рапортуют о завершении задачи точно в срок.

– Сообразительные, – ёрничает Тед.

Рик подытоживает:

– В большинстве проектов мы закладываем большую подстраховку в наши временные оценки. Но вместо того чтобы использовать её с умом, мы в итоге просто разбазариваем её. Поэтому чаще всего нам приходится спешить, чтобы завершить проект вовремя.

В аудитории тихо. Все обдумывают его слова.

– Теперь вернёмся к вопросу, который задала Шонда в начале лекции. Что происходит, когда мы начинаем контролировать незавершённую работу и устранять другие препятствия для нашего потока?

Марк вспоминает, каким хаосом всё было ещё буквально вчера. Все были заняты, стараясь выполнить задачи, но им мало что удавалось. Было совершенно невозможно понять, что вызывает постоянные задержки. Всё изменилось, когда он начал контролировать объём незавершёнки. Как только он урезал количество проектов, над которыми работают его сотрудники параллельно, хаос исчез и сотрудники смогли по-настоящему сосредоточиться на первоочередных задачах. Затем они ввели full-kit и стали двигаться ещё быстрее.

Рик хочет помочь студентам собрать все детали пазла воедино.

– Раньше вы закладывали много подстраховки, но разбазаривали её, что приводило к затянутым срокам и частым задержкам. Как только вы устраните основные препятствия, поток проектов придёт в движение. Работа станет более слаженной. Большая часть подстраховки, заложенной во временные оценки, больше не будут нужна. И вы сможете завершать проекты гораздо раньше изначально запланированных сроков.

Работа становится более слаженной. Студенты пытаются это осмыслить.

– Давайте разберёмся, что это значит. – Рик достаёт из сумки маркер и чертит на доске несколько прямоугольников.

– Вот простой проект с четырьмя задачами. Как только мы устраним препятствия для потока, можно ожидать, что он пойдёт от начала до конца без задержек. – Рик добавляет стрелки, идущие в одном направлении. – Но на самом деле люди всё ещё время от времени будут застревать.