Самодисциплина 2.0

Все знаю я от них.

Они по знаку моему

Являются в нужде.

Зовут их: Как и Почему,

Кто, Что, Когда и Где.

Я по горам и по лесам

Гоняю верных слуг.

Потом работаю я сам,

А им даю досуг…[2]

С помощью техники 5W1H вы можете получить новую информацию, формулируя ответы на шесть наводящих вопросов.

Используйте его, чтобы четко определить и поставить задачу.

Вопросы звучат так:

What — что надо сделать?

Why — почему эта работа важна?

Where — где это должно быть сделано?

When — когда эта работа должна быть выпол­нена?

Who — кто несет ответственность?

How — как надо выполнять эту работу?

В идеале спрашивать нужно именно в такой последовательности. Ответив на все эти вопросы для себя или своего подчиненного/товарища/коллеги, вы сможете с максимальным успехом делегировать ту или иную задачу.

Умение ставить разумные вопросы — признак ума и проницательности. Метод можно упростить — перед делегированием ответьте для себя на три главных вопроса:

1.-Какая цель у этой задачи, для чего ее нужно выполнить?

2.-Почему именно вы или тот человек, которому вы делегируете, должны это делать?

3.-Каким именно способом можно решить постав­ленную задачу?

Таким образом, делегирование осуществляется с помощью простой и удачной формулы:

Все, что может быть делегировано, должно быть делегировано!

7.4. Четверг. Находим помощников

Ответственность — это слово, через которое я проверяю отношение человека к жизни.

Илья Полесский

Сегодня мы поговорим о том, как облегчить себе жизнь. Главное правило — все, что может помочь, должно быть использовано. Это касается гаджетов, приложений и людей. Так какими помощниками стоит обзавестись прямо сейчас?

7.4.1. Планирование 3D

Для начала вернемся к планированию и посмотрим на него по-новому, уже с учетом умения определять приоритеты.

Классический план выглядит так:

1.-Составить план на сегодня.

2.-Выполнить первый пункт.

3.-Осознать, что два запланированных дела вы уже сделали.

4.-Отдохнуть от проделанной работы.

Я раньше тоже думал, что это шутка. Но потом понял, что без привычки определять приоритеты и систематизировать задачи большинство планов на день выглядят именно так. Происходит это из-за того, что анализ дел еще не доведен до автоматизма

Я постараюсь дать вам инструменты, методы планирования и определения приоритетов. Это полезно и важно знать.

1. Держать в голове

Или «Я и так запомню». Этот вариант подходит лишь тем, у кого очень хорошая память. Однако у этого метода есть сразу три больших минуса:

Ограниченное количество задач, которые получится зафиксировать. Человеческий мозг неспособен вместить большое количество информации и в любой момент может вытеснить что-то из памяти.

Риск недооценки / переоценки задач.

Отсутствие возможности посмотреть и оценить, чего хотел и чего достиг.

2. Список дел

Список дел можно фиксировать в GoTasks-приложениях в своем телефоне с помощью списка и синхронизации с другими устройствами. Этот способ лучше предыдущего, так как дела не забываются и по мере выполнения вычеркиваются. Так вы можете оценить масштаб проделанной и предстоящей работы.

3. Диаграмма Ганта

Это популярный тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана или графика работ по отдельному проекту. Первый формат подобной визуализации когда-то был разработан Генри Гантом в далеком 1910 году11. Сейчас эта диаграмма применяется повсеместно, к тому же она синхронизируется с различными инструментами.

Диаграмма Ганта очень эффективна для больших проектов и практически бесполезна для оперативного планирования. Она используется при разработке стратегии и позволяет оценить преимущества того или иного варианта.

Удобство диаграммы Ганта в нескольких нюансах:

диаграмма позволяет увидеть и оценить по­следовательность задач и их относительную длительность;

она помогает сравнить планируемый и реальный ход задач;

наконец, благодаря наглядности диаграммы Ганта можно детально проанализировать выполнение задач: на графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача не выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и так далее.

Сравните ниже проект строительства дома в виде таблицы (рис. 1) и диаграммы (рис. 2). Конечно, даты выбраны схематично, чтобы показать, как выглядит график в рамках одной картинки.

Рис. 1

Рис. 2

Если вы не хотите разбираться в настройках диаграмм самостоятельно, воспользуйтесь готовыми шаблонами в Google Excel (рис. 3), Smartsheet, GanttPRO и другими.

Рис. 3

7.4.2. Электронное планирование

Определим для начала три уровня задач:

Оперативные. Заносим в календарь.

Среднесрочные. Размещаем в приложении Priority Matrix.

Долгосрочные, сложные, разветвленные. С ни­ми работаем в mind-облаке.