Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления

Джордж Миллер во время своей работы в Bell Laboratories провел ряд экспериментов, целью которых был анализ памяти операторов. В результате опытов он обнаружил, что кратковременная память человека способна запоминать в среднем девять двоичных чисел, восемь десятичных чисел, семь букв алфавита и пять односложных слов – то есть человек способен одновременно помнить 7 ± 2 элементов. Таким образом, кратковременная память – «кошелёк», в который можно «положить» одновременно семь «монет». Причём память не пытается анализировать смысл информации, важны лишь внешние, физические характеристики, то есть не важно, какие «монеты» находятся в «кошельке» – рубли или копейки, главное чтобы их было семь. Если количество элементов больше семи (в крайнем случае, девяти), то мозг разбивает элементы на группы таким образом, чтобы количество запоминаемых элементов было от 5 до 9.

Поэтому, когда вы в оперативном режиме пытаетесь уместить в голове больше 9 элементов, то с большой долей вероятности, можно даже сказать, что гарантированно, некоторые из этих элементов будут потеряны, т. е. забыты. А вот стремление удержать такое количество элементов в голове вызывает ощущение распухшей головы.

На практике это правило обозначает, что если сотрудник не запишет задание из 10 пунктов на бумаге, а постарается его запомнить, то в лучшем случае он сможет воспроизвести лишь 9 пунктов из 10, упустив при этом большую часть уточнений. И в тоже время, если при делегировании сложной задачи вы не подготовите в письменном виде напоминалку, то с большой долей вероятности упустите важные детали.

Это правило работает и в других областях: влияет на эффективность работы, на восприятие дизайна, на построение речи. Например, А. С. Пушкин в предложениях использовал до 6 слов, и это одна из причин, по которой его так легко читать и понимать.

Итак, если вы считаете информацию важной, то обязательно фиксируйте ее. Надеясь удерживать все в голове, вы выбираете гарантированную потерю информации.

Как же хранить информацию, чтобы она с одной стороны не терялась, а с другой была в быстром доступе?

4.4. Фиксация информации

Этот рассказ мы с загадки начнём —Даже Алиса ответит едва ли:Что остаётся от сказки потом —После того, как её рассказали?В. ВЫСОЦКИЙ

«ПЕСНЯ КЭРРОЛЛА»

Модель Гербнера требует еще одного важного дополнения – элементов фиксации информации для субъектов общения, а также – в канале коммуникации.

Запись в канале

При общении двух и более человек важны итоговые договоренности, а точнее – одинаковое понимание договоренностей всеми сторонами переговоров. Вы скажите «Это же очевидно!». А теперь вспомните, часто ли вы делаете записи совещаний со своими подчиненными? Записываете протоколы совещаний, их итоги договоренности, раздаете их участникам? Я имею ввиду не официальные совещания, а рабочие встречи.

Теперь вы знакомы с правилом семи, а, следовательно, понимаете, если вы не ведете записей итогов совещаний, на которых обсуждается хотя бы 3–5 вопросов, то вы осознанно выбираете что-то из это забыть, а главное – чтобы забыли и не сделали ваши сотрудники. Какие бы ни были дисциплинированными сотрудники, у них всегда найдутся дела, которые помогут забыть о некоторых договоренностях, особенно если они не были зафиксированы.

Фиксация канала позволяет:

– Уравнять понимание;

– Закрепить данное понимание во времени для дальнейшего контроля.

Запись для себя

Не менее важна и фиксация собственных мыслей и поступающей информации непосредственно участником совещания. Опираясь на правило семи, вы теперь понимаете, что если вы выступаете, и не зафиксировали до этого то, что хотели сказать, особенно, если это было несколько информационных блоков, то скорее всего, в процессе беседы вы что-то забудете или переключитесь на другие, менее важные темы. Так же важно и конспектировать то, что говорят другие участники. Это позволяет проанализировать информацию после совещания, ничего не упустив.

Дополнение модели Гербнера

Поэтому, для сохранения циркулирующей информации в модель Гербнера необходимо добавить три элемента:

– устройство фиксации канала, например диктофон или видеосъемка;

– устройство фиксации субъективной информации у каждого из субъектов, например ежедневник.

В связи с этим дополнением появляется вопрос о том, какие именно носители информации нужно использовать? Рассмотрим далее возможные типы носителей информации и их свойства. Это важно, т. к. от правильного выбора носителя зависит сохранность информации и возможность ее распространения.

4.4. Носители информации

Одна из целей этой главы – подобрать оптимальные носители информации для повышения эффективности в рабочих процессах. Ведь именно от носителя зависит:

– скорость записи и считывания;