Система контроля и её аудит в организации

4) неудовлетворительный обмен информацией (неполная или неточная информация) между различными уровнями руководства, особенно при сообщении о проблемах на верхний уровень;

5) неадекватный или неэффективный мониторинг устранения недостатков.

В процессе работы, автором были изучены и приняты во внимание критические замечания, отмечаемые авторами многочисленных научных работ и статей по организации контроля в системе управления, публикованных в периодической печати, анализ которых так же позволяют выделить характерные недочеты и изъяны в контроле. В результате к числу вышеуказанных недостатков можно добавить следующие:

6) формальный подход к контролю, проведение проверок по факту возникновения критической ситуации или чрезвычайного происшествия, фрагментарное контролирование или разрозненные проверки отдельных операций в подразделении. Отмечается пассивность совета директоров, как правило, его роль ограничивается утверждением внутренних нормативных документов, иногда обсуждением с исполнительным руководством хода выполнения разработанных под бизнес-план мероприятий. В отдельных случаях отсутствует одобрение советом директоров сделок с заинтересованностью, совету директоров не предоставляются (на регулярной основе) сведения о принимаемых рисках и текущем финансовом состоянии;

7) низкая требовательность или игнорирование менеджментом информации о выявленных в результате контроля нарушениях установленных норм и процедур и возникновении значительных рисков в деятельности подразделения;

8) отсутствие комплексной оценки деятельности, при определении ее состояния и перспектив для обеспечения раннего реагирования и принятия мер воздействия, преобладание последующего и констатирующего контроля, при недостатке активных форм упреждающего контролирования и мер превентивного характера менеджеров;

9) нечеткость разделения полномочий между заместителями единоличного исполнительного органа в сфере внутреннего нормотворчества:

10) отсутствие координации деятельности менеджеров принадлежащих различным звеньям структуры управления и имеющим специфические «собственные» цели в отношении деятельности одного объекта;

11) недостаточное внимание к разработке и периодическому пересмотру внутренней нормативной базы, являющейся важным условием эффективного контролирования.

Кроме того, часто констатируется формальный характер внутренних документов, документы не содержат ясного описания порядка проведения конкретных видов операций, включающего контрольные процедуры. Отсутствие четкого регламента приводит к повышению зависимости результата от опыта конкретного исполнителя.

При изучении и анализе исследований по состоянию внутреннего контроля обнаруживающих ряд существенных изъянов и недочетов в его организации мы не ставили своей целью выявить полный перечень недостатков и их систематизацию. Отмеченные несовершенства управленческого контроля являются лишь предпосылками для понимания сложившейся обстановки по применению контроля и фактических действий по проведению контрольной деятельности со стороны собственников и менеджмента.

Характерная особенность управленческой деятельности состоит в том, что это целенаправленное воздействие субъекта управления (управляющей системы) на объект управления, для поддержания его в состоянии динамического равновесия или перевода в другое состояние, контролирование не должно оказывать прямого воздействия на объект, во избежание дублирования управления. Контроль выявляет негативные события или отклонения от установленных стандартов (эталонов) желаемого состояния объекта, и передает информацию о них для принятия управленческих решений. Кроме того, следует отследить факт реагирования на информацию об отклонениях.

Суть контроля в управлении инициировать и за счет выявления информации побуждать к управленческим действиям, способным устранять негативные явления и условия для их возникновения. Выбор способов и действий по устранению негативных моментов являются прерогативой управления.

Анализируя связь контроля с функциями управления, в частности, с планированием, следует отметить, что контроль является продолжением планирования, но и сопровождает и процесс реализации планов. Процесс контроля предполагает определение и документирование фактических показателей (результатов реализации решений) и сравнение их с плановыми показателями для определения результатов деятельности. В отличие от традиционно сложившихся стереотипов понимания контроля как ревизии, контроль в контроллинге ориентирован на текущие результаты деятельности организации и не связан с документальной проверкой на местах свершения хозяйственных операций. Это является предпосылкой для выделения особого вида контроля и обоснования его специфики и роли для определения места в системе внутреннего контроля.