Складской учет на компьютере

После формирования структуры групп можно приступать к заполнению их контрагентами. Чтобы добавить контрагента в группу, установите на нее курсор и выполните команду Контрагент→Добавить в главном или контекстном меню. В результате на экране откроется окно ввода контрагента (рис. 4.9).

Рис. 4.9. Ввод нового контрагента

В данном окне с клавиатуры вводится краткое и полное название предприятия-контрагента, его уникальный код, а также дополнительная информация произвольного характера. Среди перечисленных параметров обязательным для заполнения является только поле Краткое название. После ввода данных нажмите Сохранить.

Вы можете в любой момент изменить параметры введенного ранее контрагента. Для этого установите на него курсор и выполните команду Контрагент→Изменить в главном либо в контекстном меню. При этом на экране откроется окно редактирования контрагента, которое полностью аналогично окну ввода (см. рис. 4.9).

Для удаления контрагентов из справочника используйте команду Контрагент→Удалить. При удалении программа запрашивает подтверждение данной операции.

Справочник учетных счетов

В программе реализована возможность отражения складских операций на учетных счетах – по аналогии с тем, как это осуществляется в бухгалтерском учете. В данном случае учетные счета являются аналогом Плана счетов бухгалтерского учета.

Информация об учетных счетах хранится в специально предназначенном классификаторе, для вызова которого нужно выполнить команду главного меню Классификаторы→Учетные счета. При активизации данной команды на экране открывается окно классификатора, которое показано на рис. 4.10.

Рис. 4.10. Классификатор учетных счетов

В окне классификатора содержится перечень счетов с указанием номера (числового кода) и названия каждого из них. Чтобы добавить счет в справочник, выполните команду Счет→Добавить или нажмите Insert. Добавление счета осуществляется в окне, которое показано на рис. 4.11.

Рис. 4.11. Добавление учетного счета

В данном окне следует указать номер (код) счета и его название. При вводе этих параметров можно руководствоваться официально утвержденным Планом счетов бухгалтерского учета (хотя это и не обязательно). Учтите, что значение поля Номер должно быть уникальным, и не должно превышать 6 символов.

Для изменения учетного счета используйте команду Счет→Изменить, а для его удаления – команду Счет→Удалить.

Количество учетных счетов, добавляемых в справочник, не ограничено и определяется только потребностями пользователя.

Ввод данных о хранящихся на складе товарах

Ввод, редактирование и хранение информации о хранящихся на складе товарах осуществляется в справочнике товаров и услуг, вызываемом с помощью команды главного меню Товары→Товары и услуги либо нажатием комбинации клавиш Ctrl+Alt+G. Отметим, что в данном справочнике можно хранить информацию не только о товарно-материальных ценностях, но и о сопутствующих услугах (погрузка/разгрузка, перевозка грузов, охрана склада, и др.).

Окно справочника показано на рис. 4.12.

Рис. 4.12. Справочник товаров и услуг

Окно справочника состоит из двух частей: левой и правой. Дело в том, что возможности программы предусматривают объединение однотипных товаров в тематические товарные группы (например, группа Канцтовары, группа Спорттовары, и т. п.). В левой части окна отображается перечень групп, в правой части – содержимое группы, на которой установлен курсор. Это дает возможность, последовательно щелкая курсором на названиях групп в левой части окна, быстро просмотреть товары каждой группы.

Заполнять справочник товаров следует с формирования списка товарных групп, чтобы впоследствии сразу разносить товары по соответствующим группам. Для добавления в справочник новой товарной группы выполните команду главного меню Карточка→Новая группа товаров либо аналогичную команду контекстного меню, или нажмите клавишу F4. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования товарной группы, изображенное на рис. 4.13.

Рис. 4.13. Добавление товарной группы в справочник

В данном окне необходимо ввести название товарной группы и нажмите кнопку Сохранить. Рекомендуется вводить такое название, которое кратко характеризует данную группу (например, не Группа 1 и Группа 2, а Спорттовары и Канцтовары).

Список групп можно формировать в виде иерархической структуры, включая в состав групп подгруппы. Это удобно для более глубокого учета товаров на складе, что приобретает особую важность при работе с большим количеством товаров. В частности, в состав группы Канцтовары можно включить подгруппы Бумага, Карандаши, Тетради и др., в состав группы Спорттовары – подгруппы Одежда, Обувь и Спортивный инвентарь, и т. д. Чтобы добавить подгруппу, установите курсор на родительскую группу и выполните команду Карточка→Новая группа товаров либо нажмите F4.

ВНИМАНИЕ