Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Пренебрежение датами может буквально уничтожить продуктивность. Вы с почти 100 %-ной вероятностью будете заняты не теми задачами и не тогда, когда это нужно.

Конечно, система, описанная в этом пункте, неидеальна. Однако подход с дедлайнами во много раз лучше огромного списка, о котором шла речь в предыдущем.

#3 – парные списки дел: основной список + ежедневный список

Следующий подход – двойной удар в мире списков дел. Он заключается в ведении двух отдельных списков: основного и ежедневного. Как и предыдущие системы, он совсем не идеален. Однако я считаю себя обязанным рассказать вам об этом подходе. Хотя бы потому, что он устанавливает четкие границы между списком-«свалкой» и ежедневным списком задач.

Вот как это работает:

Ваш основной список представляет собой хранилище всех задач, которые приходят вам в голову. Это место, куда попадает каждое дело, независимо от его приоритетности, сроков исполнения, необходимого на выполнение времени и проекта, к которому оно относится.

Хотите позвонить кровельщику, чтобы прикинуть стоимость новой крыши для дома? Пишите в основной список. Вашему автомобилю пора заменить колодки? Этой мысли тоже место в основном списке. Хотите получше изучить акции нашумевших биотех-компаний, о которых говорил ваш инвестиционный консультант? И это пишите туда же!

Естественно, вам никогда не одолеть основной список. Более того, со временем он только вырастет. И это нормально, если верить пользователям такой системы.

Суть основного списка в том, чтобы захватить и удержать кучу задач, которые болтаются в вашей голове, и избавить вас от необходимости помнить абсолютно все.

А что насчет ежедневного списка? Как ясно из названия, это список, по которому вы работаете в течение дня. Именно его вы держите рядом с собой и периодически просматриваете, чтобы оценить свой прогресс. Его объем ограничен теми задачами, которые вы собираетесь выполнить сегодня.

Эти два списка работают в паре.

Каждый вечер вы просматриваете свой основной список. Ищете задачи, которые должны быть выполнены в ближайшее время, или те, которые необходимо решить, чтобы сдвинуть с мертвой точки другие задачи. Выбрав несколько таких пунктов, вы переносите их в ежедневный список на следующий день. Конечно, если в вашем расписании есть время для их выполнения.

Также вы можете пересматривать свой основной список раз в несколько дней. В этом случае вам придется планировать ежедневные списки дел на несколько дней вперед.

Такой подход к управлению задачами может быть эффективным. Главное, чтобы каждой задаче были назначены сроки, а также сделаны примечания с указанием ее приоритета, контекста и времени, необходимого для выполнения.

К сожалению, мало кто из пользователей этой методики не ленится проделывать все нужные манипуляции. Пренебрегая ими, можно получить те же проблемы, что и в других системах: бесконечно растущие списки, которые постепенно сводят с ума, пункты, которые приходится постоянно переносить на следующий день, потерянное впустую драгоценное время, которое потратили на мелочи.

#4 – метод «3+2»

Эта система строится на очень простой формуле: три крупных задачи и две поменьше.

В начале каждого дня (а лучше накануне вечером) вы выбираете пять задач, над которыми будете работать. На выполнение больших задач вы можете выделить от одного до двух часов. На задачи поменьше – не более получаса.

Думаю, вы уже заметили одну из ключевых особенностей этой системы. Она ограничивает количество задач, которыми вы занимаетесь в течение дня. Всего пять. Ни больше ни меньше.

Еще одно достоинство – определение объема каждой задачи с учетом времени, отведенного на ее выполнение. Крупные задачи можно выполнить в течение двух часов, в то время как мелкие должны занимать менее 30 минут. Задачи, на выполнение которых нужно более двух часов, чаще всего можно разбить на мелкие.

Эта особенность стратегии «3+2» делает ее совместимой с такими популярными способами управления временем, как «метод помидора» и таймбоксинг.

Например, вы можете запланировать четыре таймера, каждый из которых состоит из 25-минутного рабочего отрезка и пятиминутного перерыва для выполнения одной из ваших больших задач. Выделите блоки, которые дадут вам время, необходимое для выполнения более мелких задач.

Стратегия «3+2» помогает сосредоточиться, ограничивая объем списка задач. Имея всего пять пунктов для работы, вы меньше отвлекаетесь на посторонние дела.

Кроме того, вы будете реже страдать от «аналитического паралича» – состояния, при котором невозможно принять решение из-за чрезмерного анализа ситуации.