Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Суть метода Канбан – записывать каждую новую задачу на стикер и приклеивать их в колонку «К выполнению». Там она будет висеть до тех пор, пока вы не приступите к ее выполнению. Начав работу над задачей, вы переклеиваете соответствующую бумажку в колонку «В процессе». Когда задача выполнена, стикер перемещается в колонку «Выполнено».

У этой стратегии есть несколько заметных преимуществ. Во-первых, она дает наглядное представление о ваших проектах и задачах. Это позволяет легко выявить наиболее важные пункты, требующие немедленного внимания, и облегчает расстановку приоритетов в соответствии со сроками их выполнения.

Во-вторых, метод Канбан позволяет отслеживать ход выполнения отдельных задач. Вы сразу видите, к какой задаче еще предстоит приступить, какая находится в процессе выполнения, а какая уже завершена.

Третье преимущество в том, что задачи можно легко связать с более крупными проектами. Это придает им необходимый контекст. Вы можете расположить листочки с заметками так, чтобы было понятно, как отдельные задачи вписываются в более крупную конструкцию.

В-четвертых, вы можете использовать разноцветные стикеры для обозначения уровней приоритета. Например, красный цвет – для высокоприоритетных задач, желтый – для среднеприоритетных, а синий – для низкоприоритетных. Главное достоинство метода Канбан – наглядность.

Необязательно использовать пробковую доску. С тем же эффектом можно взять маркерную. Однако имейте в виду, что это ограничит вашу способность перераспределять задачи в зависимости от меняющихся приоритетов.

Сейчас появилась возможность использовать метод Канбан онлайн. Вы можете использовать такие приложения, как Trello, KanbanFlow, LeanKit и Kanbanote.

У каждого из этих приложений есть свои преимущества и недостатки. Если вам хочется поэкспериментировать с методом Канбан, я рекомендую попробовать Trello. Оно бесплатное и легкое в освоении.

Один из минусов метода Канбан – риск потерять счет мелким задачам.

Допустим, ваш основной список дел содержит более 100 пунктов, над которыми еще предстоит поработать. Эти пункты будут представлять собой множество листочков, расположенных в одном месте (предположительно, в колонке «К выполнению»). Вполне вероятно, что вы «проглядите» некоторые из них и пропустите важные задачи.

Эффективным решением может стать цветовое выделение: я уже предлагал обозначать приоритетность задач разными цветами. Но даже в этом случае контролировать большой объем дел будет сложно.

В методе Канбан есть много того, что может вам понравиться. Но и он неидеален. Обратите внимание на его основные особенности и подумайте, как включить некоторые из них в свою личную систему составления списков дел.

#9 – система Матрицы

Система Матрицы обрела популярность благодаря Стивену Кови, автору книги «Семь навыков высокоэффективных людей». Эту технику еще называют «Матрица Эйзенхауэра». Название не играет роли – в любом случае это инструмент, помогающий понять, как распределить свое время между конкурирующими задачами.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица разделена на четыре квадрата:

1. Важное – Срочное

2. Важное – Несрочное

3. Неважное – Срочное

4. Неважное – Несрочное

Задачи распределяются по квадратам согласно приоритетности. С теми, что попадают в первый квадрат, необходимо разобраться сейчас же. Задачи во втором квадрате не так неотложны, как в первом, но их решение все равно нужно запланировать на ближайшее будущее. Задачи в третьем квадрате можно делегировать, а от содержимого четвертого квадрата можно избавиться совсем.

Матричная система позволяет легко понять, какие пункты вашего списка заслуживают внимания, а какие можно игнорировать. Вы сможете без проблем видеть задачи, относящиеся к самой важной работе: они будут в квадратах I и II. У вас также будет возможность спокойно избавляться от тех дел, которые имеют минимальное значение: эти задачи будут в квадратах III и IV.

К примеру, проектная работа с надвигающимся дедлайном (т. е. сегодня в 16:00) должна находиться в первом квадрате. Она требует незамедлительных действий.

Еженедельный отчет можно поместить во второй квадрат. Дело важное, но не горит. Внесите его в расписание, чтобы не забыть.

Некоторые встречи вполне подходят для третьего квадрата. Их срочность в том, что они привязаны к определенному времени, однако некоторые встречи могут оказаться не такими уж важными именно для вас. Попробуйте устроить так, чтобы их провел кто-то другой.

Необходимость перезвонить торговому представителю, предложение которого вас не слишком заинтересовало, можно смело поместить в четвертый квадрат. Это неважное и несрочное дело. Ничего не случится, если вы просто его проигнорируете.