Финансово-правовая безопасность для защиты себя, своих личных и бизнес-активов в условиях внешних и внутренних вызовов

Однажды в офис пришел запрос о предоставлении целого списка документов за три года. Сотрудники бухгалтерии нашли только часть документов из списка, подготовили и отправили их в налоговую. А о том, чтобы искать остальные документы, как-то не подумали и директору о произошедшем сообщать не стали.

Ошибка № 1: недооценили важность запроса.

Необходимо четко идентифицировать любой полученный запрос (или требование), выяснять, в рамках какого мероприятия он сделан и кем.

Помимо бухгалтера (который априори досконально знать эту сферу не может), каждый запрос должен оценивать специалист по налоговым спорам и мероприятиям налогового контроля. Если такого специалиста нет в штате, можно заключить договор со сторонним налоговым консультантом.

Информация о запросе позволит спрогнозировать, как будет развиваться ситуация, и занять проактивную позицию.

Спустя несколько месяцев директор получил повестку в налоговую, за ней – решение о назначении выездной комплексной проверки и стал ждать запрос о предоставлении документов. Каково же было его удивление, когда ФНС одним требованием запросила ВСЕ документы за трехлетний период и дала всего десять дней на то, чтобы их предоставить.

Ошибка № 2: не стали готовить документы заблаговременно.

Документы нужно начинать готовить, как только стало известно о том, что назначена проверка. Проверяющих будет интересовать вся «первичка» и все регистры за проверяемый период. Надеяться, что какие-то документы у вас не попросят, – опрометчиво.

В качестве лайфхака: если не успеваете подготовить документы в срок, указанный в требовании, напишите письмо в ФНС с просьбой продлить этот срок и укажите дату, к которой точно сможете все предоставить. Формально такое письмо не лишает налоговиков права оштрафовать вас. При этом известно, что у них есть внутренние рекомендации не выписывать штраф при наличии такой просьбы.

Документы предоставили с опозданием, благо штраф не выписали.

Для предотвращения такой проблемы нужно выстроить систему контроля за возвратом первичной документации, определить ответственных сотрудников, сроки и периодичность ревизий по невернувшимся документам.

Многие проблемы также снимаются с переходом на электронный документооборот.

Стали ждать дальше. Директор утверждал, что ничего противозаконного не совершал, поэтому бояться ему нечего.

Ошибка № 3: не оценили налоговые риски.

Важно понимать, каковы налоговые риски:

– анализировать, чем может закончиться проверка при самом плохом сценарии;

– выяснять, что из себя представляют контрагенты, по которым ФНС запрашивает документы, и какова вероятность, что их директора явятся в налоговую в случае вызова.

Для более точной оценки рисков и доказательной базы по каждому эпизоду можно привлечь специалистов по налоговому консалтингу.