Хорошие манеры: Как свободно общаться и чувствовать себя уверенно с кем угодно и где угодно

Самые распространенные вопросы о деловых электронных письмах

В каких случаях нужно написать письмо, а в каких – позвонить или встретиться лично?

Электронное письмо лучше всего подходит для обсуждения конкретных текущих вопросов. Однако, по данным исследования, опубликованного в Harvard Business Review

, просьбы, высказанные при личной встрече, в среднем удовлетворяются в 34 раза чаще, чем изложенные в электронном письме. Если нужно обсудить серьезные детали какого-либо вопроса или деликатные темы, предпочтительнее позвонить или встретиться с человеком лично, чтобы иметь возможность правильно оценить его реакцию.

Как начинать и заканчивать деловые письма?

Я предпочитаю начинать письмо с нейтрального приветствия: «Уважаемая Зельда» или «Здравствуйте, Зельда». Фразы «Доброе утро» или «Добрый вечер» я обычно не использую, поскольку время суток в данном случае значения не имеет. Заканчивать письмо рекомендую такими фразами, как «С уважением, (ваше имя)» или «Всего доброго, (ваше имя)». Если переписка носит менее формальный характер, можно ограничиться своим именем.

В течение какого времени нужно отвечать на электронные письма?

Половина ваших коллег будет ждать ответа в течение часа. В любом случае на электронные письма следует отвечать в тот же день или в течение суток. Это касается и пропущенных звонков и сообщений в мессенджерах. Если человек не отвечает в течение двух дней, можно напомнить ему о себе повторным письмом (сообщением). Люди легко могут забыть ответить, если очень заняты!

Как правильно пользоваться полями «Кому», «Копия» и «Скрытая копия»?

В поле «Кому» укажите адреса тех, от кого вы хотите получить ответ; в строке «Копия» – тех, кто должен быть в курсе разговора, но может не отвечать. Со скрытыми копиями нужно быть осторожнее. Пользуйтесь этим полем только при массовой рассылке или продолжении переписки с человеком, которому вас представили (в таком случае скрытая копия отправляется тому, кто вас представлял). Если вы пишете Дэвиду и отправляете скрытые копии Дженни, то поступаете некорректно, поскольку позволяете постороннему человеку читать вашу переписку. Если это все-таки необходимо, будьте очень осторожны, ведь Дженни может случайно нажать кнопку «ответить всем», и тогда Дэвид обо всем узнает!

Каков общий порядок написания и отправки электронного письма?

Прежде всего прикрепите все нужные файлы (иначе вы можете забыть это сделать), затем напишите текст письма и только после этого укажите адресатов (иначе можно случайно отправить незаконченное или неправильное сообщение). Адресатов нужно указывать в соответствии с их статусом – от более высокого к более низкому.

Можно ли отправлять деловые электронные письма поздно вечером или в выходные дни?

Электронные письма можно отправлять в любое время суток, поскольку получатель может прочесть их тогда, когда сочтет нужным. Именно это и отличает электронные письма от телефонных звонков или сообщений в мессенджерах: технически они не могут никого потревожить. Правда, стоит задуматься о том, какой сигнал вы подаете, отправляя деловые письма и отвечая на них в любое время дня и ночи.

Можно ли использовать восклицательные знаки в деловой переписке?

Это зависит от корпоративной культуры вашей компании. Но даже если восклицательные знаки принято использовать, соблюдайте меру! Старайтесь ограничиваться одним восклицательным знаком на письмо. Иначе сообщение будет звучать агрессивно или чересчур эмоционально.