Кузница продаж. Как создать мощный отдел продаж, выполняющий планы

Контролировать работу отдела продаж также помогает отчет, отправленный в мессенджер. Из отчета вы ежедневно можете получать информацию о том, как отработал каждый сотрудник. Рекомендую настроить автоматическую отчетность, чтобы менеджеру не нужно было тратить время на создание отчета вручную. Он будет автоматически формироваться в CRM-системе и отправляться в мессенджер. Так вы будете видеть ежедневный прогресс и сможете сравнить результаты работы сотрудников.

Для контроля работы отдела продаж я рекомендую использовать еженедельные отчеты. В них стоит учитывать сумму сделок, сумму оплат и конверсию. Отчет составляется в целом по отделу продаж и по каждому менеджеру отдельно. Если конверсия находится в зеленой зоне и составляет более 50 %, значит, все идет по плану. Если ниже 50 % – нужно принимать меры для ее повышения.

Кроме того, эффективен еженедельный отчет «план/факт». План отдела продаж по выручке за неделю сравниваете с его фактической выручкой. Нормой считается 80 % выполнения плана. Если процент ниже, то ищите причины отклонения.

Отчеты помогают проводить анализ

Ниже описаны основные ошибки владельцев бизнеса и руководителей в ведении отчетности отдела продаж, которые мешают обеспечивать стабильный рост бизнеса.

• Самая частая ошибка – нет отчетности в принципе. Как следствие, вы не знаете, куда движется ваш бизнес и какие действия нужно предпринять, чтобы ситуация улучшилась.

• Отчетность не видна сотрудникам. Когда менеджеры не видят, выполняют они план или нет, то, как слепые котята, движутся на ощупь.

• Нет системы мотивации, которая будет «пинать» сотрудников. Когда у менеджера нет сильной внешней мотивации, он не будет стремиться выполнить или перевыполнить план.

• Нет удобных инструментов для быстрого доступа к отчетам. Отчетность должна быть доступна в любой момент, чтобы вы были в курсе текущих дел.

• Не отслеживаете регулярность заполнения отчетности. Если вы не напоминаете сотрудникам, то сами они этого делать не будут.

• Не используете инструменты для автоматизации. CRM-системы облегчают жизнь бизнеса и автоматизируют весь процесс. Вам не нужно вручную сверять каждую цифру, система все сделает за вас.

• Нет планирования и прогнозов. Если вы не знаете, куда хотите прийти, то вы туда и не придете. Когда есть отчетность, вы можете планировать и прогнозировать ключевые показатели отдела продаж на следующий период.

• Обязанности по заполнению отчета не прописаны в должностных инструкциях сотрудников.

Аудит отдела продаж

Мне больше нравится слово «аудит», нежели «контроль», поскольку оно звучит более позитивно для сотрудников и не так их напрягает. Но по сути аудит – это контроль плюс рекомендации для роста.

Перед началом аудита отдела продаж важно оцифровать «точку А» и этапы воронки продаж, проанализировать базу клиентов и найти узкие места в системе продаж, чтобы понять, как улучшить показатели.

При проведении аудита проверяем следующие параметры: количество звонков, заказов в работе, количество переходов заказов на этап оплаты (конверсия), прогресс по этим данным. Менеджер не должен все время находиться на одном уровне. По мере роста компетенций у него должен сформироваться тренд на улучшение показателей. Прогресс лучше отслеживать ежемесячно, сравнивая прошедший период с предыдущим. Если видим просадку в каком-то показателе, например, нас не устраивает количество звонков, – спускаемся на уровень ниже, чтобы посмотреть, какие звонки и в каком объеме делает менеджер. И проводим аудит звонков.

Звонки слушаем для того, чтобы понять, хватает ли у менеджера знания продукта и техники переговоров, использует ли сотрудник скрипт, особенно в самом начале, в первые два-три месяца работы.

Допустим, страдают показатели на втором уровне. Прослушав звонки, видим, что менеджеру не хватает знаний и техник. В таком случае опускаемся на уровень ниже и работаем с этими знаниями: проводим мастер-класс, даем нашему менеджеру обратную связь и разъясняем, каких знаний о продукте ему не хватает, какие проблемы и задачи у целевой аудитории, как мы их решаем, как у нас строится воронка продаж. Объясняем, что важно перемещать клиентов по воронке продаж, переводить статусы, ставить себе задачи и двигаться к плановым показателям. Это можно делать в формате тестов, мастер-классов, уроков. Работаем на самом базовом уровне, если видим, что менеджеры чего-то не понимают.

Основные показатели работы отдела продаж, которые необходимо мониторить, таковы:

• звонки – сколько их делает менеджер, в какое время начинает звонить (моя рекомендация – звонить с утра, пока сотрудники полны энергии);

• сколько приходит оплат у каждого менеджера;

• какое количество заказов в работе, на какую сумму и сколько заказов переводится на этап оплаты – с учетом конверсии можно посчитать, заполнена ли воронка продаж настолько, чтобы план был выполнен;