Кузница продаж. Как создать мощный отдел продаж, выполняющий планы

• сделать понятным для сотрудников каждый рабочий процесс;

• объяснить менеджерам, как действовать в форс-мажорных ситуациях;

• сформировать библиотеку знаний для ваших новых и текущих сотрудников.

Регламенты – это дорожная карта для каждого сотрудника, понятно описанный маршрут взаимодействия с вами, оценки его работы, расчета мотивации на стажировку и после нее, развития менеджера. В регламентах должны быть изложены все материальные и нематериальные методы мотивации, которые применяются в проекте или компании. Регламенты для этапа стажировки и для операционной деятельности (когда сотрудник уже находится в штате) должны быть разными.

Какие процессы в отделе продаж регламентируем обязательно?

Отбор и найм. Этот процесс необходимо описать, как и все остальные, чтобы максимально быстро и эффективно принимать новых сотрудников. В регламенте должны быть отражены следующие элементы: портрет кандидата, описание вакансии, анкета для кандидатов (кадровый резерв и удобство оценки), публикация вакансии, оценка кандидатов, презентация условий работы, системы мотивации на стажировку и после окончания, утверждение графика обучения и стажировки.

Обучение и стажировка. Сотрудник с первого дня должен понимать, куда он попал и чем будет заниматься в вашем проекте. Поэтому описываем процесс стажировки и знакомим сотрудника с планом адаптации под роспись. (Пример плана адаптации вы найдете по ссылке: https://docs.google.com/spreadsheets/d/14yjJTsIdQEpvuscKX9UVJumyOljAK74oxj_Vvr7TpnI/htmlview#gid=1563538132)

Процессы описываем по каждому пункту прохождения стажировки одним документом либо отдельными регламентами, объединенными в общую папку:

• проведение обучения (в виде шаблона, видеоуроков);

• подготовка плана адаптации (диаграмма Ганта или документ);

• ознакомление стажеров с планом адаптации под роспись;

• организация доступа к системе обучения (база знаний, уроки, домашние задания, тренинги);

• проведение тренировочных звонков между кандидатами;

• подключение стажеров к базе и телефонии;

• постановка задачи по обзвону базы, которую не жалко потерять, для тренировки новых стажеров;

• проведение аудита звонков;

• итоговая оценка каждого кандидата и заключение о закрытии стажировки;

• утверждение формы мотивации после закрытия стажировки и приглашение сотрудника в штат.

Операционная деятельность. Ежедневная работа менеджеров должна сопровождаться следующими регламентами.

Регламент рабочих встреч. Например, у меня в проекте одна встреча происходит в начале недели. Мы в одно и то же время собираемся и разбираем цели, задачи, что сделано, что планируется сделать, какие новости. Получаем обратную связь по работе сотрудников.

Регламент ежедневных отчетов. Важно, чтобы сотрудники умели анализировать свою работу и заполняли ежедневный отчет по трем пунктам:

1) что я сделал (можно в разрезе заказов/звонков/задач/денег/количества отработанных часов);

2) мои профессиональные компетенции (что у меня хорошо, что нужно улучшить, что было сделано за день в этой области);

3) что я планирую сделать завтра.

Шаблон регламента вы найдете по ссылке: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Nf-OL6GqX0GrKPHMbj5b2oXPnHjRhG2Nwma8Ng81ZU/htmlview#gid=0

Этот отчет менеджеры отдела заполняют ежедневно и могут отследить свой прогресс.

Регламент «Должностные инструкции». На каждую должность в отделе должна быть своя инструкция с указанием подчиненности, основных обязанностей, ответственности.

Для каждой должности отдела должна быть своя инструкция Регламент системы мотивации. Они могут быть разными, в зависимости от того, какие у вас планы, на какие показатели хотите повлиять: конверсию, объем, привлечение холодных клиентов и т. п. Исходя из этого разрабатываете систему мотивации и определенные метрики для оценки работы менеджеров.

Регламент графика работы сотрудников и учета их работы в часах или днях, формат взаимодействия. Важно сразу донести, что встречи проходят, например, в Zoom, чтобы потом менеджеры не удивлялись, что надо планировать, участвовать, подключать видео и т. д. Ознакомление с регламентом проводите обязательно под роспись, чтобы у менеджера не было варианта сказать, что он не знал.

Пример ежедневного отчета по найму

Система мотивации

В операционной деятельности существенную часть занимают рабочие процессы менеджера. Они также должны быть описаны в регламентах. Их не обязательно готовить заранее, до формирования отдела продаж и найма сотрудников. Достаточно наполнять ваш общий регламент отдельными регламентами по процессам и делать это поступательно по мере необходимости.