На уровень выше. 25 правил вежливых и успешных людей

Если вы решили воспользоваться видеосвязью, прежде чем позвонить, спросите, согласен ли ваш собеседник на такой формат (возможно, человек находится в месте, где существуют технические ограничения, например, слабый сигнал или видеосвязь неуместна и пр.). «Несимметричное» общение – когда только у одного из собеседников включена камера – может вызвать дискомфорт.

В финале сообщения желательно поставить «точку» в виде слов благодарности или краткого пожелания.

Не ждите моментальной реакции на ваше сообщение и сами не отвечайте в ту же секунду после получения, если только специфика диалога этого не подразумевает. При этом отвечайте оперативно.

Когда деловой партнер видит, что вы прочитали сообщение, но затягиваете с ответом или игнорируете его (а сообщение предполагало обратную связь), это всегда производит негативное впечатление.

Если вы хотите сообщить человеку важную и срочную информацию, не используйте мессенджер – позвоните.

Голосовые сообщения не отправляют тем, кто выше по статусу: руководители не должны тратить время на прослушивание и искать для этого подходящее место. Но возможен обратный вариант – голосовое сообщение от руководителя подчиненному. При равном статусе или отсутствии субординации – по согласованию сторон.

Если вы находитесь на деловой встрече и в данный момент не в центре внимания участников, конечно, вы можете отправить срочное сообщение адресату. Но если внимание присутствующих сосредоточено на вас, пользоваться смартфоном не следует.

Не пишите в нерабочее время. Но продолжительность рабочего времени у разных людей разная. После знакомства определяйте временные границы обмена сообщениями с каждым новым собеседником. Можно сразу в статусе мессенджера объявить, в какое время вы в «рабочем режиме».

И «про картинку»: если вы пользуетесь мессенджером для деловых контактов, выбирайте подходящую для создания желаемого образа фотографию – без лишних открытых участков тела, солнцезащитных очков, головных уборов. Кроме того, «парадный портрет» (в полный рост) – не лучший выбор.

Смартфон, бесспорно, наш главный помощник в делах, но знакомство «с продолжением», важные договоренности, подведение итогов и другие значимые моменты делового общения в большинстве случаев требуют личной встречи.

Помните, что во время очного общения смартфон остается «в тени». В журнале «Behaviour & Information Technology» были приведены результаты исследования: фаббинг (phubbing) – привычка постоянно отвлекаться на экран смартфона во время разговора с собеседником – связан с социальной тревожностью, депрессией и может считаться проявлением грубости по отношению к окружающим.

Основные рекомендации

♦ Всегда соблюдайте пять основных правил телефонного этикета.

♦ Отвечайте на звонок не позднее третьего гудка. Если звонят на мобильный, не позднее четвертого.

♦ Когда звоните вы и абонент не отвечает после четвертого гудка, прекратите набор номера. Очевидно, человек не имеет возможности ответить, и вы можете поставить его в неловкое положение, продолжая дозваниваться.

♦ В электронном письме или в мессенджере заранее договоритесь о возможности и времени звонка и только после этого звоните.

♦ Отвечая на входящий звонок и совершая исходящий, руководствуйтесь корпоративными стандартами телефонного общения. Как минимум в большинстве случаев следует представиться.

♦ Помните, что клиент всегда имеет привилегированное положение.

♦ Если договорились о конкретном времени звонка, но обстоятельства изменились, сразу предупредите делового партнера, отправив сообщение. При возможности предложите согласовать другое время для разговора и обязательно позвоните.

♦ Убедитесь, что во время телефонного разговора слова собеседника слышите только вы, а не все окружающие вас люди. Если телефон при передаче звука «сбоит», а вы об этом не знаете, можно попасть в неловкую ситуацию.

♦ Контролируйте громкость голоса. Учитывайте, что окружающих больше всего раздражает, когда их коллеги громко разговаривают по телефону.

♦ Не позволяйте себе отвечать на звонки «тоном из холодильника». Если улыбнетесь, голос станет мягче.

♦ Сведите к минимуму телефонное общение в публичных местах или пообещайте перезвонить.

♦ Заканчивайте деловой телефонный разговор кратким резюме и подходящими заключительными фразами (см. главу 9 «Время ответа на деловые письма»). Добавьте к словам прощания обращение по имени.

♦ Для формирования образа профессионала важен даже рингтон вашего смартфона.

♦ Найдите надежный источник информации и изучите основные правила переписки, отправления и приема голосовых сообщений в мессенджерах.

Обратите внимание, что рекомендации, приведенные в этой главе, актуальны сегодня, но важно понимать, что технологии и все, что с ними связано, развиваются так стремительно, что через несколько лет ответы на вопросы, когда и как пользоваться смартфоном, будут другими. И будем ли мы пользоваться смартфонами через несколько лет? 🙂

Практика