На уровень выше. 25 правил вежливых и успешных людей

• Прикройте ладонями уши и в течение нескольких секунд наговорите произвольный текст на диктофон. Прослушав запись, вы узнаете, каким ваш голос слышат другие люди. Внимание! Кто будет проводить такой эксперимент впервые, приготовьтесь к неожиданностям – ваш голос может вас удивить.

• В течение трех недель сформируйте привычку контролировать соблюдение основных правил приветствия, прощания, представления и информирования собеседника о причине звонка во время исходящих звонков.

• Безошибочно выберите мелодию звонка своего смартфона.

• Подберите подходящие для вас упражнения для тренировки речевого дыхания, улучшения артикуляции и дикции. Тренируйтесь ежедневно неопределенно долго.

<p>9. Время ответа на деловые письма</p>

Проверьте себя

• Проанализируйте свои ответы и сделайте выводы.

_______________________________________________

_______________________________________________

_______________________________________________

• Периодически возвращайтесь к этим записям.

По этому показателю рекомендация краткая: на деловые письма, полученные по электронной почте, принято отвечать в течение дня, а в идеале – в течение одного-трех часов. Максимальное время для ответа – сутки с момента получения письма.

Если вы можете ответить по существу сразу, сделайте это. Если нет, отправьте краткий промежуточный ответ, оценив свои временные ресурсы. Например: «(Имя), я получил(а) Ваше письмо. Отвечу на него сегодня до 17 часов (или – дата, время)». Но никогда не пишите «Я взял(а) это в работу» и т. п. – не снижайте свой профессиональный уровень.

Вспомните свои ощущения, когда вы ждали важный для вас ответ на свое письмо и через каждые полчаса или даже чаще проверяли почту. Вспомнили? А теперь поставьте себя на место отправителя письма и при возможности ответьте как можно быстрее.

Эта рекомендация не относится к ситуации, когда в компании существует регламент работы с документами, в том числе определяющий конкретные сроки ответа на входящие письма в зависимости от их специфики. В этом случае работаем по регламенту.

На этом можно было бы остановиться, но я кое-что добавлю.

Действительно, время ответа на деловое письмо является оценочным показателем, но не менее важны грамотность письменной речи, стиль, формулировки, структура письма и оформление текста.

В 1985 году мне посчастливилось побывать на лекции легендарного Д. Э. Розенталя – профессора, заведующего кафедрой стилистики русского языка факультета журналистики МГУ, человека, который знал двенадцать языков и написал более четырехсот учебников и статей по русскому языку (кстати, для него не родному).

Профессор любил давать советы студентам. Вот один из самых ярких: «Если не знаете, как писать – «здесь» или «сдесь», пишите «тут».

И это не только образец блестящего чувства юмора. Это мудрейший совет, если посмотреть шире.

Постарайтесь разглядеть в этой фразе «подводную часть айсберга», и, вспоминая ее в разных жизненных ситуациях, вы всегда будете думать о Дитмаре Эльяшевиче с благодарностью.

Письмо, особенно первое, с ошибками или опечатками (достаточно одной) может стать последним и поставить точку в деловых отношениях. Функция проверки правописания в текстовой программе компьютера помогает избежать ошибок, но не всегда. Перед тем как отправить письмо, внимательно прочитайте его. Малейшая небрежность может основательно вам помешать.

Очень важное правило: никогда не пишите прописными буквами (не только в электронных письмах, но и при переписке в мессенджерах и в SMS/MMS-сообщениях).

Старайтесь выбрать подходящий конкретному адресату стиль делового письма. В одном случае подойдет только официально-деловой, в другом уместнее будет менее формальный стиль переписки. Соотносите стиль и тон письма с вашими целями и статусом адресата. Помните, что стилистика писем на классическом бумажном носителе и электронных писем будет отличаться.

Всегда тщательно продумывайте формулировки. Можно написать «Поскольку я не знаю, как Вы будете информировать клиентов о…», а можно по-другому: «Поскольку только Вы знаете, как будете информировать клиентов о…». Чувствуете разницу?

Старайтесь не использовать в своей устной и письменной речи различные отрицания и частицу «не». Сравните: «не опаздывайте» или «приходите вовремя» – смысл фраз одинаковый, а звучат они по-разному.