Еще одним объектом предварительного контроля являются финансовые ресурсы (бюджеты, сметы, финансовые планы). Задача контроля в этом случае – обеспечить производственный процесс надежными источниками финансирования, проконтролировать обоснованность предстоящих расходов, а также предоставить информацию о том, в каком объеме и в какое время организации может потребоваться кредитный ресурс. Предварительный контроль выступает как бы элементом планирования деятельности и неразрывно с ним связан.
Особое внимание необходимо уделить текущему контролю человеческих ресурсов, поскольку именно в процессе производства могут проявиться те черты и особенности людей, которые не были определены на этапе предварительного контроля. А кроме того, в силу этих особенностей, они могут терять интерес к работе, забывать, отвлекаться, что негативно повлияет на результат.
Формами текущего контроля являются периодические отчеты, собеседования, семинары, совещания и другие управленческие формы, которые позволят оценить степень эффективности использования человеческих ресурсов и наметить пути устранения обнаруженных недостатков.
Однако наибольший эффект достигается, если дать сотруднику осознать ту роль, какую он играет в успехе коллектива в целом, мобилизовав его чувство ответственности. Он будет отвечать не перед начальником, а подведет команду.
В отличие от предварительного и заключительного контроля, методика которых достаточно отработана (обоснованная выборка), методика осуществления текущего контроля вызывает определенные разногласия по срокам и степени детализации. Это связано прежде всего с принципами планирования реализации стратегии.
При инициативно-целевом принципе контроль касается только ветвей дерева целей, так как сущность принципа в том, что коллективу формулируются цели, а пути их достижения он определяет сам.
Ресурсный принцип предполагает контроль только расходования ресурсов, остальные параметры не фигурируют как объекты контроля.
При программно-целевом принципе весь процесс разбивается на мелкие этапы, устанавливаются сроки каждого этапа, ресурсы, необходимые для его осуществления, ответственные лица, т. е. составляется сетевой график, применительно к которому и осуществляется текущий контроль.
Частота контроля определяется видом деятельности. Если результаты могут быть получены через полгода, еженедельный контроль является излишним. Иная ситуация, когда речь идет о профессиях, в которых результат имеет место регулярно – авиадиспетчер, кассир-операционист.
Определенную роль играет и личность контролируемого. К сожалению, многим работникам для эффективного труда требуется постоянная «узда», они не могут самостоятельно организовать рациональное использование времени и других ресурсов.
Но есть работники, которые не переносят постоянного контроля, теряют интерес к работе и даже увольняются. Применительно к ним сроки контроля должны быть увязаны со сроками завершения проекта, цель которого им понятна и признана.
Длительность этапа и тем самым частота контроля не имеют каких-либо объективных критериев, кроме показателя экономичности.
У. Райс-Джонсон считает, что ежедневно следует вести учет производительности труда каждого работника, общего расхода времени по всему подразделению, дневной потери времени, процента выполнения плана.[46]
На основе ежедневного учета составляются еженедельные и ежемесячные отчеты. Необходимость столь детального контроля объясняется им с точки зрения немедленного реагирования на плюсы и минусы процесса, позволяющие не допустить существенных потерь.Стоимость такого тщательного контроля снижается за счет компьютерных программ, а также серьезной подготовительной работы – описания видов деятельности, разработки обоснованных нормативов для всех видов деятельности, отработанной практики выдачи рабочих заданий и учета их выполнения по всем видам работ. Такой комплект нормативной документации должен быть составлен по всем подразделениям фирмы, включая администрацию и вспомогательные структуры. По словам автора, результаты вполне оправдывают предварительные затраты на внедрение системы.
Большая группа практиков-бизнесменов критически относится к идее повседневного всеобъемлющего контроля, считая достаточной оценку 1–2 глобальных показателей. По-видимому, российский бизнес в массе своей пока еще не готов к внедрению этой системы, но знать ее нужно.