Общий менеджмент

Рассматривая условия разработки нормативов и стандартов, следует обратить внимание на то, что они должны быть, с одной стороны, достижимыми, с другой – напряженными. Если эти два требования не соблюдаются, то данные нормативы и стандарты либо не могут служить объектами контроля, либо не способствуют повышению эффективности – основной задаче контроля. В качестве примера может быть использована практика построения прейскуранта оптовых цен предприятий в 1965 г. При разработке нового прейскуранта было обнаружено, что ни на одном из металлургических заводов страны не укладывались в норматив планового брака при производстве передельного чугуна. Плановые нормы были низкими, и даже самые современные металлургические заводы, такие, как Череповецкий и Магнитогорский, не выполняли их, т. е. эти нормативы были явно нереальны. При построении прейскуранта норма планируемого брака при производстве передельного чугуна была значительно повышена, что создало основу для организации контроля. При этом было установлено, что эта норма должна быть дифференцирована для старых уральских заводов и современных крупных металлургических комбинатов. Чрезмерно заниженные нормативы не побуждают организацию искать резервы повышения эффективности, так как по этим заниженным критериям даже не очень напряженная работа выглядит вполне удовлетворительной.

Установление стандартов и нормативов является исходным моментом первого этапа контроля. Второй немаловажный момент – установление допустимых отклонений, не подлежащих дополнительному контролю. Речь идет о том, что устанавливаемые стандарты и нормативы могут иметь допустимые отклонения в ту или иную сторону, например стандарт какой-то детали: 5 см ± 2 мм. Точно так же допустимые отклонения должны быть установлены для большинства показателей, являющихся стандартами контроля, особенно если эти стандарты выражены в стоимостных показателях. Так, если запланированный объем реализации – 1 млн руб. в неделю, то это не значит, что каждую неделю он должен составлять ровно 1 млн: он может составлять больше или меньше 1 млн., с тем чтобы в среднем за достаточно длительный период времени выйти на этот показатель. И если в течение одной недели выручка составит 900 тыс., а во вторую неделю – 1100 тыс., то это не служит основанием для дополнительного контроля.

Основанием для дополнительного контроля могут явиться даже не очень значительные отклонения в том случае, если они становятся систематическими. Если выручка за одну неделю составляет 950 тыс., за вторую – 900, за третью – 850 тыс., то эти три недели дают достаточное основание для осуществления контроля, т. е. выяснения причин, почему выручка неуклонно падает. Анализ может выявить какие-то объективные, не зависящие от магазина факторы, а может свидетельствовать о недостатках во взаимоотношениях с поставщиками, о недостаточно эффективной и квалифицированной работе продавцов, т. е. о причинах, которые могут быть оперативно устранены.

Важные условие правильной организации контроля – обязательное доведение нормативов контроля и допустимых отклонений до сведения тех, кто включен в процесс производства. Поскольку контроль будет эффективен только тогда, когда в нем участвует максимально широкий круг лиц, доведение информации о стандартах контроля и допустимых отклонениях является важнейшей предпосылкой организации эффективного контроля. Это особенно важно, когда речь идет о контроле за деятельностью сотрудников организации. Они обязательно должны знать, что контролируется и в какие сроки, какие отклонения допустимы при том, что их деятельность будет признана удовлетворительной. Этой цели во многих случаях служат правила и процедуры, утверждаемые должностными инструкциями и правилами внутреннего распорядка. Формированием перечисленных выше предварительных условий завершается первый этап процесса контроля.

Второй этап представляет собой собственно контроль, т. е. сопоставление фактически достигнутых результатов с установленными стандартами и нормативами. При этом возможны два варианта развития событий. Первый – фактические результаты совпадают с установленными стандартами или незначительно, в пределах допустимых отклонений, отличаются от них. И второй – отклонения значительны, что свидетельствует о неблагополучии в организации. И в том и в другом случае обязательно следует тщательнейшим образом проверить полученную информацию. В главе 3 мы подробно останавливались на причинах искажения информации, но когда речь идет о контроле, то одной из наиболее вероятных причин является сознательное искажение информации с целью представить результаты лучше, чем они есть, или, наоборот, представить результаты хуже, получая от этого какой-то личный выигрыш. Достоверность информации во многом зависит от того, насколько адекватно происходящим и контролируемым процессам и продуктам выбраны единицы измерения стандартов и степени их достижения.

Рис. 37. Связь функций менеджмента