Правила потока для управления проектами по Голдратту

– Если нам иногда приходится что-то переделывать, то это нормально. Но, если в нашей работе есть проблема, из-за которой нам приходится постоянно переделывать определённые задачи, это однозначно препятствие для нашего потока, которое необходимо выявить и устранить.

– Выявить – это как?

– Двойная работа не возникает на пустом месте. Нужно выяснить, что создаёт необходимость переделывать работу, тогда мы сможем понять, как с этим справиться. Чарли говорил, что они страдают от переделок, потому что им постоянно меняют ТЗ. А откуда берутся эти изменения? Либо они слишком рано стартуют, не дождавшись финализации содержания проекта, либо цель проекта плохо определена, или из-за чего-то ещё.

Рик подбирает слова, подыскивая простой способ объяснить следующую мысль.

– Двойная работа сама по себе – препятствие для потока, но её причина часто кроется в других препятствиях.

– Можете привести пример препятствия, которое вызывает повторную работу? – спрашивает Марк.

– Если помните, недавно мы говорили о нехватке full-kit. Это серьёзное препятствие для потока часто вызывает повторную работу. Например, нам пора приступать к задаче, но нам не хватает окончательного решения клиента. Мы предполагаем, каким оно может быть, и приступаем. Если наше предположение ошибочно и оказывается, что клиент хотел что-то другое, нам приходится начинать всё сначала.

– То есть если бы full-kit был с самого начала, то ряда переделок можно было бы избежать, – догадывается Марк.

Чарли уже мутит от этой темы, сколько можно об этом полном комплекте, но он хочет кое-что для себя уяснить:

– Какие ещё препятствия потока могут вызывать переделки?

Но у Рика свой план.

– Давайте на минуту отложим повторную работу и поговорим о другом правиле потока: стандартизация работы. Часто в нашей работе есть процессы, в которых мы склонны импровизировать. Кому-то это удаётся на отлично, кому-то нет. Но, как правило, импровизация требует больше усилий и занимает больше времени. Если мы постоянно импровизируем в важных задачах, то мы создаём таким образом препятствие для нашего потока.

Перфекционистка Шонда добавляет:

– Когда люди импровизируют, особенно когда работают под давлением, они неизбежно забывают о чём-то важном, и это ухудшает качество.

Рик соглашается:

– Чтобы улучшить поток и качество работы, вам нужно понять, какие процессы, контрольные списки, документация и так далее нужны для стандартизации выполнения этих важных задач.

Марк думает о самом раннем этапе – когда они формируют коммерческое предложение. Спор с отцом о нулевых воротах не даёт ему покоя, впрочем, это не единственное. Слова профессора Сильвера зацепили его – они действительно постоянно импровизируют. Каждое новое коммерческое предложение они начинают с нуля. Иногда в процессе работы вспоминают, что они уже делали что-то подобное, копаются в старых файлах и берут один за основу. А ведь можно один раз создать стандартный шаблон. Марку нравится это идея! С шаблоном дело пойдёт намного быстрее. Но можно сделать ещё лучше. В проектах, использующих похожие решения автоматизации, основное содержание остаётся неизменным, и требуется только некоторая настройка для специфических потребностей клиента. Значит, у них должно быть несколько шаблонов, в которые включены не только заголовки, но и общие спецификации для основных типов проектов. И останется только заполнить пустые места для необходимых настроек. Это просто отлично! Они смогут сильно сократить время, отведённое на составление коммерческих предложений.

Марк так увлёкся своими мыслями, что едва успел услышать, как профессор отвечает кому-то.

– Не дай бог нам просто взять и начать стандартизировать все процессы. Стандартизация многих из наших процессов никак не повлияет поток, так что, как мы уже говорили, это бесполезно. В других местах нам действительно нужна гибкость. Подумайте об этом, иногда истинная ценность проекта заключается именно в нестандартной работе, в оригинальных решениях и подходах, которые мы разрабатываем для этого проекта. Стандартизация – это инструмент, который следует применять только там, где мы признаём, что импровизация является препятствием для нашего потока.

Рик продолжает:

– А теперь вернёмся к переделкам. Надеюсь, вы видите, что стандартизация работы позволяет нам одновременно избежать переделок, связанных с импровизацией.