Правила потока для управления проектами по Голдратту

Это хорошая идея, думает Марк. Он отслеживает, что необходимо добавить в полный комплект, с помощью своей WIP-доски. Но многие компании не используют WIP-доски или используют их только для мониторинга задач, как это делает Эбби. Отличное решение для менеджеров: понимать, чего не хватает в полном комплекте через анализ потребления буферов.

– Ещё одна вещь, с которой иногда сталкиваются менеджеры, – продолжает Рик, – это человек или другой ресурс, который настолько занят, что перед ним начинает скапливаться очередь задач. С этим тоже придётся разбираться, и существуют различные способы решения этой проблемы.

Марк вспоминает разговор с Линдой один на один, когда она рассказала о попытках управлять своим временем более эффективно. Она была права, прося освободить её от некоторых обязанностей, которые могли выполнять другие люди.

Рик подводит итог:

– Внимательно следя за буферами и возлагая на людей ответственность за правильное поведение, менеджеры следят за тем, чтобы время не тратилось зря и сохранялась скорость потока.

Шонде хочется больше подробностей.

– А как именно следить за буфером?

– Вам нужно соотносить прогресс по проекту с потреблением буфера. Позволь мне показать. – Рик находит пустое место на доске и рисует график, в котором ось X отображает процент выполнения проекта, а ось Y – процент потребления буфера.

Он объясняет:

– Это график состояния проекта, или так называемый диагональный буфер. Пока процент выполнения проекта больше, чем процент использованного буфера, вы в зелёной зоне, значит, всё хорошо. Когда вы начинаете использовать больший процент буфера, вы попадаете в жёлтую зону. Важно понимать, что есть риск полностью потребить весь буфер до завершения проекта. Это означает, что вы можете опоздать. Поэтому, когда вы находитесь в жёлтой зоне, пора составлять планы на случай непредвиденных обстоятельств. Придумайте, как исправить ситуацию, если задержки продолжатся. Если вы всё-таки оказываетесь в красной зоне, то существует реальный риск срыва срока. Пришло время задействовать планы на случай непредвиденных обстоятельств, которые вы разработали.

Шонда говорит:

– Хорошо, это полезно. Хотя, честно говоря, я бы предпочла сама контролировать потребление буфера, а не пассивно ждать, пока люди придут ко мне и попросят больше времени.

– Конечно, – соглашается Рик. – Вы должны каждый день спрашивать людей, работающих над какой-то задачей, сколько дней им потребуется для её завершения. Если по плану у них осталось ещё пять дней и они говорят, что будут готовы через пять дней, то всё в порядке. Но если они скажут, что что-то случилось и теперь им нужно восемь дней, значит, три дня мы потратим из буфера.

– Понятно, – говорит Шонда. – Вы отслеживаете потребление буферов, ежедневно обновляя оставшуюся продолжительность?

Рик хочет, чтобы класс лучше понимал масштаб.

– Для трёхмесячного проекта я бы выбрал ежедневные обновления оставшейся продолжительности. Но если проект рассчитан на два года, достаточно получать обновления раз в неделю.

Прежде чем студенты зададут дополнительные вопросы, Рик хочет обозначить ключевые моменты.

– Мы начинаем с того, что разделяем проект на задачи разумного размера. Затем с помощью эмпирического правила одной трети выделяем буфер.

Все делают заметки.

– Как только проект стартует, мы внимательно следим за потреблением буфера, получая ежедневные или еженедельные обновления оставшейся продолжительности. Каждый раз, когда кто-то просит о дополнительном времени, мы даём ему это время. Но также выясняем, что стало причиной задержки, и принимаем необходимые меры в зависимости от того, что узна́ем.

Рик резюмирует:

– По мере реализации проекта будут возникать задержки, и часть буфера будет израсходована. Это особенность проектной среды. Пока время, оставшееся в буфере, сопоставимо со сроками завершения проекта, всё в порядке. Но если потребление буфера достигло такого уровня, что вызывает опасения за соблюдение сроков проекта: примите корректирующие действия. Вам не нужно ничего придумывать, вы будете делать то же, что и сегодня, когда боитесь, что опоздаете. Но благодаря буферам вам придётся прибегать к этим мерам гораздо реже и, вероятно, не в последний момент.

Рик выдерживает минутную паузу, а затем добавляет твёрдым голосом:

– Небольшой совет. Если вы не контролируете WIP, то можете не беспокоиться о контроле потребления буферов – вы наверняка их израсходуете. То же самое произойдёт, если вам приходится останавливаться и ждать чего-то, потому что у вас постоянно нет чего-то из полного комплекта или потому что вы не синхронизируете задачи и ресурсы, когда это необходимо, и так далее. Управление потоком позволит вам сократить время выполнения и удовлетворить остальные требования по проектам. Наблюдение за буферами – это всего лишь механизм, позволяющий убедиться, что вы успеваете закончить проект в срок.

Лекция окончена, и студенты покидают аудиторию. Марк подходит к профессору и спрашивает, есть ли у него минутка.