29 января 1917 г., через два дня после доклада Ф. И. Успенского, на распорядительном заседании ИМАО под председательством графини П. С. Уваровой было решено отправить экспедицию под руководством академика Успенского[327]. «Ближайшие задачи экспедиции» на этом заседании определялись следующим образом: «Нужно прежде всего привести в порядок и описать акты, счетные книги и разные бумаги на турецком языке, которыми набита сотня ящиков и мешков и которые частию разбросаны на хорах в мечети Орта Хиссар, прежней церкви Богородицы Златоглавой[328]; затем желательно[329] произвести исследования и в случае нужды раскопок на месте бывшей римской крепости на устье р. Чороха; далее весьма желательно исследование местности на горе, господствующей над Трапезунтом; где были святилище и культ Минервы. Независимо от сего предстоит продолжение изучения христианских памятников. Для исполнения этих задач необходим целый ряд специалистов, как то: турковеды, археологи, архитекторы, художники, фотографы»[330]. По договоренности ИМАО[331], как РАО ранее, имеет право на совместное издание трудов по исследованию памятников Трапезунта и окрестностей, также было признано, по предложению князя H. С. Щербатова, «желательным образовать кадр хранителей из призванных на военную службу лиц, известных своими познаниями в археологии и искусстве»[332]. Право на получение фотографий имело как ИМАО, так и предполагаемые члены экспедиции: Н. Д. Протасов, Н. Б. Бакланов, А. Е. Крымский[333]. Также «графиня П. С. Уварова высказала пожелание, чтобы комиссия воздержалась от дальнейшего открытия фресок (за неимением свободных и квалифицированных специалистов), так как для этого нужно ждать более удобного и спокойного времени после войны. На это Ф. И. Успенский заявил, что если бы встретилась крайность в открытии фресок, то он не преминет об этом уведомить Общество и будет соображаться с его заключениями»[334].
Что касается финансирования экспедиции, 17 февраля Ф. И. Успенский рассказывает о затруднениях и невозможности в связи с ними ответить на вопросы Н. Б. Бакланова, который спрашивает о приготовлении фотографических пластинок заранее[335]: «Следует быть готовыми, ввиду последовавших и далее развивающихся событий, к разного рода осложнениям и задержкам в нашем деле. И прежде всего мы испрашиваем у правительства субсидию. Как будет принято представление академии, это покажет ближайшее время. Возможно допустить, что правительство не отпустит той суммы, которая испрашивается, а даст меньше. Тогда придется иначе ставить вопрос о вознаграждении. На семь человек предполагаются расходы в 14 т[ысяч]. Из них я предполагал бы бооо отпустить из средств Константинопольского института; затем, принимая к сведению 1500 р. Московского] Археол[огического] Общества, нуждаемся еще в 6500 р., которые испрашиваем у правительства»[336]. Если Мейер и был готов работать без вознаграждения[337], то такое желание участники экспедиции не выражали[338]. Художник и архитектор Н. Б. Бакланов заблаговременно пытается решить вопросы экипировки участников и оснащенности оборудованием: «Вы упоминали еще о цитадели или «городе» Трапезундской. Последний вопрос особенно важен, так как для обмера цитадели понадобятся особые инструменты, без которых можно обойтись при съемках храмов. Цитадель же при большом ее протяжении потребует, во-первых, мензулы…»[339] Перечисляя необходимое оборудование, Н. Б. Бакланов отмечает, что «готов взять свой собственный фотоаппарат для проведения собственных обмеров»[340].
Несмотря на крайнюю потребность экспедиции в специалистах разного профиля, уже в письме от 30 апреля 1917 г. Успенский напишет графине: «Если вопрос о субсидии от Правительства не пройдет, придется ограничить число членов экспедиции»[341]. Но П. С. Уварова, настаивая на расширенном составе экспедиции, вмешивается вовремя и восполняет финансовый недостаток из личных средств[342]. 14 мая она посылает Успенскому телеграмму об условиях получения дополнительных 3 тыс. на экспедицию от МАО: взять с собой Бакланова и Крымского, позднее Протасова[343]. Хотя рукой Успенского поверх письма значится: «Предложения, сделанные слишком поздно!»[344] -однако предполагаемых участников взять с собой получилось.