Управление клиникой. Практические рекомендации на каждый день

Шаг 7.Запланируйте время для каждого этапа. Не будем уходить далеко от нашего примера. Итак, вам нужно получить 1000 записей. Вы проговорили, что может быть их источником, но встретились с возражениями сотрудника: «Я физически это не успею». Подойдите к устранению этого препятствия объективно – сделайте фотографию рабочего дня администратора. Посчитайте, сколько в среднем занимает разговор по телефону и сколько длится рабочий день сотрудника. Понаблюдайте, чем он занимается. Посмотрите, где происходит потеря времени. Но тут надо понимать, что ваши работники не роботы. Если вы поставите план, при котором им нужно работать на пределе, они быстро выгорят. Коммуникации с пациентами часто истощают. Относитесь к сотрудникам по-человечески, заложите немного времени для отдыха плюсом к основным перерывам и учтите это при планировании. Нужен баланс: люди не должны просиживать штаны, но и слишком перегружать их тоже не стоит.

Расчеты, выполненные в моих клиниках, показывают, что с учетом перерывов реально сделать 1200 записей в месяц.

Шаг 8. Подумайте, какие нужны ресурсы.

Если их нет, сфокусируйте на этом внимание – определите, что вам нужно будет сделать, чтобы обеспечить всех ресурсами.

Шаг 9. Укажите все действия в графике, отразив последовательное и параллельное исполнение. Люди чаще всего не умеют планировать – лучше, если за них это сделает руководитель. И сразу посмотрите, какие действия будут протекать последовательно, а какие одновременно.

Шаг 10. Оптимизируйте получившийся план. Для этого вам нужно будет ответить на следующие вопросы.

• Какие требования к результату приоритетны?

• Как достичь большего по количеству и качеству, не увеличивая сроки и расход ресурсов?

• Как достичь цели быстрее, не ухудшая результат и не увеличивая расход ресурсов?

• Как сократить необходимые ресурсы, не ухудшая результат и не увеличивая сроки?

Постоянно следует оптимизировать процесс.

Обязательно проинформируйте всех подчиненных, вовлеченных в достижение цели, о том, что конкретно, в каком виде и в какие сроки вы от них ожидаете. Убедитесь, что вас поняли верно. Картина мира у каждого своя, поэтому всегда необходимо понимать, правильно ли трактуют ваши поручения и требования.

<p>Если возникли проблемы, ищите корневую причину</p>

Что делать, когда что-то идет не по плану и вы сталкиваетесь с проблемой?

Шаг 1. Соберите объективную информацию, которая свидетельствует о наличии проблемы. Тут хочу обратить ваше внимание на то, что мы часто верим слухам: кто-то что-то сказал, донес и т. д. Старайтесь избегать этого, смотрите только на объективную картину, цифры, последствия. Соберите информацию, ответив на вопросы: что, когда, как и часто ли происходит? Какие у вас источники информации и настолько им можно доверять? Пример: вам сообщают, что врач-совместитель регулярно опаздывает на прием на полчаса. Источниками информации могут быть личное наблюдение, рапорт администратора, отзывы в интернете. Понаблюдайте, чтобы лично зафиксировать нарушение.

Шаг 2. Сравните целевое и текущее значения, чтобы определить масштаб проблемы. В нашем примере прием задерживается на 30 минут, а целевой показатель – 0. Это довольно серьезная ситуация. Мы знаем, что прием всегда должен начинаться вовремя. Это признак уважения к пациентам и возможность поработать с ними, поставить правильный диагноз, назначить лечение, направить к другим специалистам клиники.

Шаг 3. Оцените перспективу: к чему приведет наличие проблемы, как она повлияет на компанию, какими будут последствия. Чем обернутся постоянные опоздания врача? Во-первых, снижением доверия к врачу и клинике. Во-вторых, снизятся средний чек и возвратность. Администраторы будут постоянно в стрессе из-за того, что им придется улаживать конфликты. Появятся соответствующие отзывы о вас в интернете. Из-за негатива и отсутствия возвратности вы будете недополучать прибыль.