Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Этот простой шаг, отделяющий текущие задачи от будущих, очень важен. Он может стать решающим фактором для своевременного выполнения важной работы. Многие люди работают с одним массивным списком дел, который растет с каждым днем по мере добавления в него новых пунктов. Им никогда не удается справиться со всеми задачами, поэтому они постоянно чувствуют, что просто топчутся на месте.

Разделение текущих и будущих задач избавляет от этого чувства. Огромный список, содержащий все будущие задачи, откладывается в сторону. Во время рабочего дня вы не обращаете на него внимания. На первый план выходит список текущих задач. Его ограниченный объем – помните, в нем только те пункты, которые должны быть выполнены в этот день, – снижает стресс и избавляет от чувства перегруженности.

Так мы немного отделяемся от списка «следующие действия» в системе GTD, который не помогает вам фокусироваться на текущем дне. По словам самого Дэвида Аллена, создателя GTD, список «следующие действия» предназначен для «записывания следующей физически реальной, заметной деятельности, которой необходимо заняться с целью движения текущей реальности к исполнению». Очевидно, такой список может растянуться на несколько страниц.

Описанное различие в корне меняет дело. Вы обнаружите, что выполнение списка дел на каждый день будет мотивировать и вдохновлять вас. Есть что-то воодушевляющее в вычеркивании каждого пункта. Вы будете чувствовать, что день прошел успешно. Только представьте, что будете испытывать это день за днем!

Шаг 2: определяйте задачи по желаемым результатам

Единственная причина, которая мотивирует нас что-то делать, – движение к определенной цели. Например, мало кто изучает математику на досуге. Большинство людей пытается разобраться в самой точной из наук для того, чтобы сделать домашнее задание, подготовиться к тестированию или расширить свои навыки.

Никто не чистит слив на крыше ради потехи. Люди делают это, чтобы крыша не загнила.

Мы выполняем действия, чтобы получить определенный результат. Иначе зачем тратить время и усилия?

Можно заниматься более приятными вещами: к примеру залипать в любимый сериал на Netflix.

Подумайте об этом в контексте ваших списков дел. Как часто вы бросали дела – если вообще начинали их – из-за того, что они казались не такими уж и важными? Велика вероятность, что эти задачи не были привязаны к четким целям, которых вы хотели добиться.

Вам будет гораздо проще закрывать свой список дел полностью, если вы будете спрашивать «зачем я это делаю?» рядом с каждым пунктом. Поймите, почему задача присутствует в вашем списке. Выясните, для чего ее нужно выполнить. Напишите причину рядом с заданием.

Давайте представим, что в списке есть пункт «позвонить родителям». У вас наверняка есть причина набрать им – хотя бы просто спросить, как дела. Или, может быть, вы хотите пригласить их в гости.

Суть: даже звонок родителям имеет определенную цель. Запишите ее – или желаемый результат – рядом с задачей. Вы охотнее выполните ее, зная, зачем вы это делаете.

Держать причины выполнения задач в голове недостаточно. Их нужно записывать. Так мысль становится материальной. Физически зафиксированная причина что-то сделать более реальна, чем нечто, витающее у вас в голове.

Вы обнаружите, что выполнять задачи хочется гораздо больше, когда вы ждете конкретного результата. Активные действия символизируют движение к целям. Это одна из самых ярких черт эффективного списка дел.

Шаг 3: разбивайте проекты на отдельные задачи

Вы наверняка слышали шутку: «Как съесть слона? По кусочкам».

Шутка шуткой, но в ней кроется важный принцип управления задачами. Единственный способ выполнить большой проект – разделить его на части. Общая задача движется вперед за счет работы над индивидуальными шагами, необходимыми для ее выполнения.

Вы и так это знаете. Но применяете ли к своим повседневным спискам дел?

Трудно понять, с чего начинать, когда перед нами крупный проект. Именно поэтому мы отвлекаемся. Мы хватаемся за любой повод оттянуть начало занятия, в котором нам не хватает ни чувства направленности, ни разгона.

По этой причине многие пункты так никогда и не воплощаются в реальность. Технически их можно назвать проектами. Они слишком масштабны и, кажется, способны накрыть с головой – поэтому мы прокрастинируем. И в итоге переносим эти дела на следующий день, где они продолжают нас раздражать.

Если мы не уделим время тому, чтобы разбить крупные задачи на более мелкие, выполнимые подзадачи, наша мотивация так и будет ломаться под весом обстоятельств день ото дня.

Позвольте привести пример.

Предположим, в вашем основном списке есть пункт «сделать уборку». Это проект, выполнение которого может занять несколько часов. В таком виде этот пункт удручает – не знаешь, с чего начать.