Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Неоспоримый плюс Матрицы в том, что она позволяет концентрироваться на задачах, которые соответствуют вашим целям. Вы будете постоянно спрашивать себя: «Действительно ли это необходимо?» – по мере просмотра составленного вами списка. От бесполезных задач можно избавиться, не испытывая угрызений совести. В итоге вы сосредоточитесь на выполнении действительно ценных дел.

К минусам подхода можно отнести то, что он не предлагает присваивать контекст распределенным по квадратам задачам. Также ничего не говорится о времени выполнения той или иной задачи и о взаимосвязи с другими пунктами или проектами.

Еще одна потенциальная проблема: матрица может вырасти до огромных размеров, и у вас будет слишком много выбора.

Как и в случае с методом Канбан, в системе Матрицы Эйзенхауэра множество замечательных функций, несмотря на общую небезупречность. Некоторые могут отлично вписаться в ваш рабочий процесс.

Уже совсем скоро мы приступим к созданию вашей личной системы ведения списков дел. Перед этим я приглашаю вас взглянуть на последнюю – пожалуй, самую популярную на сегодняшний день систему управления задачами: GTD, или Getting Things Done.

#10 – Getting Things Done (GTD)

Систему Getting Things Done предложил Дэвид Аллен. Это одна из самых используемых систем управления задачами в наше время. Любопытно, что противников у этой методики столько же, сколько и фанатов.

Вот ее основные принципы:

В вашей голове множество разных дел. Большинство из них никак не категоризированы по контексту, приоритетности и желаемым результатам.

Предположим, вы думаете о дне рождения брата, нехватке бумажных полотенец на кухне и сольном выступлении вашей дочери на концерте юных пианистов. Вы также тратите ментальную энергию на мысли о том, что нужно заправить машину, подстричь газон и купить спрей, чтобы избавиться от муравьев в ванной.

Одновременно с этим у вас болит зуб, недвусмысленно намекая на визит к зубному. Еще и спина ноет – точно пора к врачу. И вдобавок тихий голосок в вашем сознании нашептывает, что не мешало бы почаще заниматься спортом.

Все это витает в вашей голове.

Вы не планируете заняться выполнением этих мелочей, поэтому их удел – бесконечно висеть над душой.

Вы бы очень хотели все это сделать, но руки никак не доходят. А когда какая-то проблема долго маячит в поле зрения без решения – мы испытываем стресс.

Задача GTD – «вызволить» все эти дела из вашей головы и перенести их в список. Теперь это не просто шарманка в уме, а конкретные пункты, над которыми можно работать.

Как только вы переносите содержимое головы в основной список, необходимо распределить все по контексту. Создание нескольких списков и распределение задач туда, где им место, – часть процесса.

Каждую неделю вы просматриваете свои списки, чтобы иметь четкое видение ситуации.

Это упрощенное описание системы GTD (а о ней, между прочим, написаны полноценные книги). Для наших целей этого вполне достаточно.

Стратегия предлагает несколько важных функций. Во-первых, она вынуждает вас присваивать каждой задаче контекст. Это необходимо, когда мы «вываливаем» содержимое нашей памяти в один большой список задач, а затем распределяем все по своеобразным полочкам.

Во-вторых, теперь ваши задачи разделены по важности. Отдельная часть GTD – создание списков «следующие действия» и «может быть/когда-нибудь». Полезен и тот, и другой. Первый мотивирует вас продвигаться в работе. Второй дает возможность зафиксировать идеи, которые могут быть полезны, но требуют дальнейших размышлений для определения степени этой полезности.

В-третьих, система GTD рекомендует просматривать списки каждую неделю. Можно подумать, что это не так уж важно. Однако сам Аллен утверждает, что это буквально ключ к успешной эксплуатации Getting Things Done.

В-четвертых, GTD гибкая настолько, насколько вам это необходимо. Хоть система и обладает определенной структурой, вас никто не заставляет бездумно подчиняться правилам. Вам дается каркас, который можно без проблем адаптировать под свои нужды.

Несмотря на все вышеперечисленное, у GTD есть нюансы. Во-первых, она больше заточена под обработку идей в вашей голове, а не ориентирована на их исполнение.

Во-вторых, очень мало внимания уделено тому, как пункты из большого списка относятся к вашим целям. Хоть вам и нужно разносить пункты по более узконаправленным спискам, вас не просят привязывать задачи к четким целям.

В-третьих, присущая GTD гибкость может сыграть с некоторыми пользователем злую шутку. Чаще всего людям, у которых трудности в организации задач, нужно больше ограничений, а не почти полное их отсутствие. Ограничения помогают обуздать вредные привычки и улучшить концентрацию.