Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Давайте разобьем эту крупную задачу на пункты поменьше. Такие, чтобы на каждом можно было спокойно сконцентрироваться. Вот обновленный список:

• помыть посуду;

• протереть столешницы на кухне;

• помыть пол на кухне;

• помыть ванную на первом этаже;

• помыть ванную на втором этаже;

• пропылесосить;

• протереть пыль.

Обратите внимание: каждая задача содержит четкое действие. И, что важно, все пункты списка независимы друг от друга, так что вы можете расправляться с ними так, как вам захочется.

Это дает вам гибкость в распределении времени. Вместо того чтобы выделять четыре часа на «уборку дома», вы можете заложить 10 минут на мытье посуды, 15 минут – на влажную уборку кухни и 30 минут на то, чтобы навести порядок в ванной.

Проекты, разбитые на подзадачи, кажутся более выполнимыми. И вы можете сосредоточиться на делах, исходя из их приоритетности и ценности. Например, мытье посуды может быть высокоприоритетной задачей, требующей вашего немедленного внимания, иначе вам просто не в чем будет подать ужин. А вот уборку в ванной можно без проблем отложить на завтра.

Убедитесь, что в ваших списках только выполнимые задачи, а не проекты. Если пункт требует более одного действия – это проект, который можно и нужно разбить на части. Так вы сможете лучше сосредоточиться и быстрее выполнить важную работу.

Шаг 4: назначайте дедлайн для каждой задачи

Вы уже знаете, как важны дедлайны. Они помогают нам сосредоточиться на важных задачах и упорядочить наши календари. Они побуждают нас к действию. Исследования показывают, что они повышают нашу работоспособность. Наличие крайних сроков повышает нашу эффективность и продуктивность, подталкивая к выполнению важных дел.

Поэтому каждая задача в вашем основном списке дел должна быть привязана к определенному сроку. Необязательно назначать жесткие временные рамки – сроки могут меняться по мере изменения приоритетности и срочности задач.

То же касается и точной даты. В вашем списке могут быть пункты, которыми рано или поздно нужно будет заняться, но пока их можно отложить. Если задача не требует вашего внимания в ближайшие несколько месяцев, можно сделать пометку «к середине августа» вместо «14 августа».

Установка крайнего срока для каждого пункта основного списка облегчает понимание того, какие задачи следует перенести в ежедневный список.

Вы сразу поймете, какие пункты требуют вашего внимания завтра, а какие – через пару месяцев.

Тем не менее недостаточно просто назначать крайний срок для каждого пункта. Важно, как именно вы это делаете. От этого зависит ваше моральное состояние, мотивация и способность сосредоточиться. То, как вы устанавливаете сроки, определяет их эффективность.

Вот пара советов.

Во-первых, убедитесь, что ставите реалистичные сроки. Не нужно назначать невыполнимую дату просто ради того, чтобы она была. Это приведет к стрессу, раздражению и унынию.

Во-вторых, проверьте, что у каждого дедлайна есть веская причина. Допустим, сейчас лето и вашему ребенку нужно пройти осмотр у стоматолога. Значит, вам следует запланировать визит к врачу до 31 августа – до начала учебного года. Теперь у вас есть стимул действовать. Причины делают дедлайны реальными.

Когда вы ставите крайние сроки просто так – я имею в виду случайный выбор даты, – призыва к действию гораздо меньше. Чувство срочности искусственно.

В-третьих, давайте себе меньше времени, чем нужно по вашим расчетам. Я упоминал закон Паркинсона в разделе «Почему Вы Не Завершаете Списки Дел». Он гласит «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Как правило, мы даем себе слишком много времени на выполнение дел. Ограничивая этот промежуток, вы увидите, как повышается ваша концентрация, а с ней приходят эффективность и продуктивность.

Не нужно бояться дедлайнов. Наоборот, вам стоит внедрять их в каждый пункт основного списка дел. Дедлайны помогут вам избежать отвлекающих факторов и дадут мотивацию, вдохновение и энергию, необходимые для прогресса в работе.

Шаг 5: ограничивайте число текущих задач – не более семи

Мы уже знаем, что одной из самых распространенных проблем списков дел является их непомерная длина. Списки, которые начинаются с нескольких пунктов, неизбежно разрастаются до десятков одновременных задач. Неудивительно, что у многих не получается завершать свои списки дел. Это же практически невозможно!

С одной стороны, источник проблемы понятен.

В течение любого дня рождаются новые проекты, а из них произрастают новые задачи. Но зачем добавлять их в ежедневный список дел? Эта привычка заранее обрекает вас на поражение.