Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Например, задача «написать черновик первой главы» уже принадлежит проекту «написать книгу». Здесь нам не нужно ничего кодировать по цветам. Однако вы можете использовать цветные ручки для присвоения типового и локационного контекстов. Допустим, писать красным цветом «дома», а синим – «творческая работа».

Решение, конечно, неидеальное. Лучше использовать онлайн-инструмент вроде Todoist. В нем есть функции тегов и ярлыков вкупе с разнообразием цветов. Это значительно упрощает организацию дел по разным контекстам.

Скажу кое-что напоследок. Возможно, вам пригодится отдельный список для высокоприоритетных задач. Его также называют HIT-листом, или high impact task list. Иначе говоря, список очень важных дел.

На мой взгляд, использование HIT-листа – уже перебор. Я и так определяю приоритетность для каждого пункта в моих многочисленных списках, так что мне не нужен еще один список для высокоприоритетных задач. Он только мешает.

Тем не менее я хотел поделиться этой практикой с вами на случай, если она улучшит ваш рабочий процесс. Помните, мы здесь для того, чтобы создать систему, которая подходит вам.

Шаг 7: очищайте свой список от ненужных задач

Держать основной список в чистоте и порядке – одна из важнейших и полезнейших вещей в управлении задачами. Нужно регулярно «шерстить» список, избавляясь от пунктов, которые уже не являются необходимыми или не соответствуют вашим целям. Если этого не делать, ваш основной список может стать неуправляемым из-за того, что вы вписываете новые задачи каждый день.

«Подрезание» вашего списка поможет его контролировать. Вам будет проще определять важные проекты и связанные с ними задачи.

Управление задачами становится в разы эффективнее, когда вычеркиваешь или полностью убираешь из списка ненужные пункты.

Очистка ограничивает ваш основной список теми задачами, которые продвигают вперед важную работу. Вы не будете тратить драгоценное время и внимание на бесполезные занятия.

Как же определить кандидатов на вылет? Ориентируйтесь на следующие пункты:

• желания;

• нечеткие задачи;

• тривиальные задачи;

• решения.

Как правило, желания сформулированы как проекты, а не как выполнимые действия. Например, вы хотите «отремонтировать кухню». Или, допустим, «съездить с семьей на курорт следующим летом». Желание обозначены слишком широко и не похожи на четко сформулированные действия для достижения конкретных целей. Поэтому их следует убрать из основного списка дел.

Пишите такие пункты в список желаний.

Нечеткие задачи – задачи без контекста. Чаще всего причина его отсутствия в том, что эти задачи не заслуживают вашего внимания. Они так и висят, пока вы их не заметите и не удалите.

Хорошим примером будет задача вроде «позвонить Джону». Зачем вам ему звонить? Будут ли последствия, если вы не позвоните Джону? Какие?

Обнаружив нечеткую задачу в своем основном списке, оцените ее важность по-новой в зависимости от ваших текущих целей. Возможно, от нее стоит избавиться.

Тривиальные задачи

– те, от которых можно избавиться без последствий. Это случайные пункты, которые вы вспоминаете, записываете, а потом благополучно забываете. Ваш основной список накапливает такие задачи. Да, в этом его предназначение – освобождать вашу голову от дел, которые трудно запомнить. Но при более вдумчивом рассмотрении множество таких пунктов можно и нужно убрать из списка.

Решения – это, по сути, обещания. Они отличаются от обычных пунктов тем, что, как правило, требуют смены привычек. К примеру, вы решаете «упражняться», «сбросить вес» или «выучить испанский». Нет ничего дурного в том, чтобы иметь такие цели. Однако не путайте их с задачами-действиями.

Убирайте все решения из вашего основного списка дел. Им там не место. Лучше поместите их в отдельный список «жизненных целей» и относитесь к ним как к проектам. Когда будете готовы действовать, создайте для каждого решения отдельный список. Разбейте на более мелкие, выполнимые задачи и расставьте крайние сроки.

Большой и неуклюжий список дел не воодушевляет. Если вы не будете за ним ухаживать, он постепенно разрушит вашу мотивацию и уничтожит вашу креативность.

Держите свой список в чистоте, регулярно «подпиливайте ветки» в виде ненужных задач. Это сделает ваш список более живым, ведь он будет состоять из дел, у каждого из которых свое конкретное предназначение.

Благодаря такой периодической чистке вам будет проще выявлять наиболее важные задачи в своих ежедневных списках дел. Вы также будете тратить меньше времени на малозначительные пункты, что, в свою очередь, даст мощный толчок вашей продуктивности.

Шаг 8: определяйте, сколько времени займет выполнение каждой задачи