Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Я рекомендую добавлять в ежедневный список не более семи задач. Это адекватное количество. Если ни одна задача не будет занимать часы вашего времени, вполне реально полностью закрыть такой список к концу дня.

Мы уже обсуждали стратегию «3+2» и правило «1-3-5» в главе «10 Самых Популярных Систем Ведения Списков Дел». Оба метода ограничивают количество задач в вашем ежедневном списке. Они держат ваш список в узде, чтобы вы могли закрыть его в течение дня. Так вы избегаете чувства перегруженности и вины.

Позвольте кое-что прояснить. Я сказал, что нужно ограничивать количество ежедневных задач до семи. У вас наверняка появляется вопрос, как с таким подходом продираться через сотни задач из ежедневно растущего основного списка?

Мое предложение ограничивать до семи применимо только к задачам, на которые потребуется минимум 15 минут. Вы обнаружите, что большую часть задач из вашего основного списка можно выполнить за одну-две минуты. Вот несколько примеров:

• заправить кровать;

• проверить голосовую почту;

• рассортировать обычную почту;

• запустить стирку;

• забронировать столик в ресторане;

• подписаться на рассылку;

• перезвонить;

• добавить плагин в ваш блог;

• разобраться на рабочем месте;

• решить, что вы хотите на ужин.

Все это «крохотные задачи», которым нет места в вашем повседневном списке дел. Почему? Потому что они вполне могут поднять количество пунктов до десятков.

Вместо этого я рекомендую вам обзавестись так называемым «пакетным списком». Мы подробно поговорим о нем в разделе «Как поддерживать отлаженную систему списков дел». А пока запомните, что мелочам вроде «разобрать почту» нет места среди семи пунктов в вашем ежедневном списке.

Шаг 6: организовывайте задачи по проекту, типу или локации

Часто к основному списку относятся как к постоянно меняющейся «свалке для мыслей». Новые задачи добавляют в конец списка по мере того, как они приходят в голову. Проблема в том, что со временем их становится слишком много.

Даже если назначать каждой задаче дедлайны и сортировать их по контексту, рано или поздно список может стать обузой.

Вам будет все тяжелее разбираться в нем, и множество пунктов просто забудется.

Представьте, каково это – просматривать 20 страниц с пунктами. Мой собственный основной список был в разы длиннее, пока я не научился составлять эффективные списки дел. Поиск определенных задач и управление соответствующими проектами занимали слишком много времени.

Теперь я распределяю задачи в зависимости от контекста, будь то проект, тип задачи или локация. И таким же образом я управляюсь с остальными своими списками дел. Прошу заметить, что вышеупомянутые списки отделены и отличны от моего ежедневного списка дел.

Контекст на уровне задачи – важная часть каждой системы управления списками дел. Он определяет, сколько займут задачи по времени. Он напоминает вам, зачем эти задачи нужно выполнять. Он мотивирует вас сконцентрироваться на задачах с самым высоким приоритетом.

Поэтому категоризируйте каждую задачу в вашем основном списке по следующим трем признакам:

1. Проект.

2. Тип.

3. Локация.

Я советую вам создать отдельный список для каждого проекта, каждого типа задачи и каждой локации. Например, вот проекты, которым однозначно нужны отдельные списки:

• написать книгу;

• сделать ремонт на кухне;

• купить машину.

Вот типы задач, которые требуют отдельного списка для каждой:

• аналитическая работа;

• творческая работа;

• бездумная работа.

Аналогично, вот локации, каждой из которых потребуется свой собственный список:

• в офисе;

• дома;

• в дороге.

Распределение пунктов по проектам, типу и локации поможет вам быть организованнее. Вы сможете отбирать задачи для ежедневного списка дел с учетом всех обстоятельств: где вы будете находиться и чем сможете заняться.

К примеру, «пропылесосить в гостиной» – явно задача, основанная на локации. Вы должны быть дома, чтобы выполнить ее. Если вы планируете весь день просидеть в офисе, то вам ни к чему добавлять эту задачу в свой ежедневный список.

Некоторым задачам можно – и нужно – присваивать больше одного контекста.

Возьмем проект «Написать книгу». Одним из начальных пунктов будет «написать черновик первой главы». Эта задача уже категоризирована по проекту. Но если у вас есть возможность писать, только когда вы находитесь дома, то эту задачу следует дополнить контекстом локации. Не забывайте также, что писательство – творческая работа, для которой нужна ментальная энергия. Не будет лишним категоризировать эту задачу по типу деятельности. Так вы сможете запланировать написание книги на периоды, когда полны энергии.

Если вы пишете списки дел на бумаге, присваивать задачам по несколько контекстов может быть сложновато. В таком случае используйте цвета.