Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Вам нужно знать, сколько времени понадобится на выполнение каждой задачи в основном списке. Эта информация поможет вам выбирать задачи для ежедневного списка, учитывая, сколько у вас есть свободного времени для работы над ними. Если вы знаете время выполнения каждой задачи, то можете создавать реалистичные списки дел. Вам не придется постоянно переносить что-то на следующий день.

Не стоит пренебрегать этим шагом. Именно он отделяет вас от чувства раздражения и перегруженности в конце дня.

Чтобы подсчитать примерное время на задачу, вы должны знать, что необходимо для ее выполнения. Здесь мы смотрим на три аспекта: инструменты, информацию и вклад от других людей.

Давайте представим, что у вас в списке есть задача «закончить отчет о дебиторской задолженности для начальника». Для того чтобы подготовить этот отчет, вам наверняка потребуется обратиться в отдел продаж вашей компании. Скорее всего, вам нужно будет взглянуть на отчет за прошлую неделю, а также на отчеты о движении денежных средств. Сколько времени понадобится, чтобы собрать всю необходимую информацию и ресурсы? Это необходимо учитывать при расчете примерного времени выполнения задачи.

Просмотрите ваш основной список и назначьте примерное время каждой задаче. Будь то 15 минут или три часа – запишите это рядом с соответствующим пунктом.

Не поддавайтесь искушению поставить время наугад. Как правило, мы чересчур оптимистично оцениваем свои возможности и даем себе мало времени.

Имейте это в виду.

Возьмите реалистичные цифры на основе необходимых вам ресурсов (включая вклад других людей) и сложностей, с которыми вы можете столкнуться в процессе.

Если задача вам знакома, вы уже знаете, сколько времени понадобится на ее выполнение. Так что можете выдать в меру реалистичный прогноз. Если же задача вам незнакома, обратитесь к кому-то, кто уже работал над ней. Поинтересуйтесь у этого человека, сколько времени он или она обычно тратят на эту задачу.

По мере того как вы будете расставлять задачам примерное время выполнения, вы заметите один интересный парадокс. Я уже писал, что нам привычно переоценивать свои силы и давать себе на задачи меньше времени, чем необходимо. Мы склонны быть чересчур оптимистичными. Но, с другой стороны, мы часто отводим слишком много времени на выполнение дел.

В качестве примера возьмем стрижку травы на лужайке. Допустим, реалистичный срок для этого занятия – 45 минут. Оптимизм убеждает нас, что мы вполне справимся меньше чем за полчаса. И тем не менее мы выделяем полтора часа – спешить-то некуда.

Такая снисходительность к себе очень опасна, потому что снижает нашу продуктивность.

Вновь вспомним закон Паркинсона: «Работа заполняет время, отпущенное на нее».

Несмотря на то что вы можете покосить траву за 45 минут, вы будете делать это в два раза дольше, потому что сами дали себе столько времени.

Помните о законе Паркинсона, когда будете назначать своим задачам примерное время выполнения. Это поможет вам значительно уменьшить количество времени, потраченного зря. В результате вы сделаете все задуманное и порадуетесь освободившемся часам, которые сможете потратить на отдых или на новые цели.

Шаг 9: начинайте каждую задачу с глагола действия

Порой достаточно одного удачно сказанного слова, чтобы наполнить нас желанием действовать. У глаголов есть эта сила. Ставьте их в начало каждого пункта в ваших списках, и вам будет проще взяться за дело.

Задача оживает, когда ее обозначает глагол. Из обычной заметки в списке дел она превращается в задание, которое требует действия.

Глаголы каким-то образом влияют на наш мозг, заставляя его сфокусироваться на выполнении поставленной задачи.

Давайте посмотрим на пару примеров. Ниже приведены «задачи» (технически это просто заметки), перед которыми нет глагола:

• стирка;

• торт на день рождения;

• отчет по доходам;

• шины;

• завтрак с родителями.

Обратите внимание на отсутствие эмоционального и мотивационного заряда в этих задачах. Давайте исправим ситуацию, добавив к ним глаголы:

• загрузить стиральную машинку;

• купить торт на день рождения;

• закончить отчет по доходам;

• проверить давление в шинах моей машины;

• позвонить родителям, чтобы запланировать дату завтрака.

Видите, как глаголы четко говорят нам, что нужно делать? Ни капли неопределенности. Не нужно гадать, какое действие предполагает задача: купить торт или, может быть, испечь? Глагол все объясняет.

Кстати, глаголы значительно облегчают определение времени выполнения задачи. Тяжело понять, сколько займет просто «стирка», а вот «загрузить стиральную машинку» вы можете за пять минут.

Впрочем, не все глаголы подойдут для дела.