Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Важно овладеть искусством правильного выбора глагола. Главное – конкретика.

Давайте представим, что у вас есть задача «связаться с Бобом по поводу отчета». Глагол «связаться», конечно, полезный, но размытый. Он может означать что угодно:

• позвонить Бобу по телефону;

• написать Бобу по электронной почте;

• отправить Бобу смс;

• заехать к Бобу в офис;

• оставить Бобу послание в почтовом ящике.

Нужно выбирать точный глагол, который определяет задачу. Вы позвоните Бобу или напишите на электронную почту? Отправите ему смс или приедете в офис?

Правильно подобранные глаголы подстегивают к исполнению. Они побуждают вас действовать. Неправильно подобранные глаголы имеют обратный эффект: вынуждают прокрастинировать. Глаголы вроде «ознакомиться», «запланировать» и «связаться» не несут конкретики. Они менее эффективны, чем «исследовать»

, «набросать черновик» и «позвонить». В последних явно больше смысла, они указывают на конкретные действия. Их невозможно интерпретировать некорректно.

Пишите задачи правильно, и у вас будет мотивация их выполнять. Вы будете меньше отвлекаться и прокрастинировать, точно зная, что нужно делать.

А значит, сможете гораздо быстрее закрывать ежедневные списки, завершая больше дел за меньшее количество времени.

Шаг 10: отмечайте, каким задачам требуется участие других людей

Некоторые задачи из вашего ежедневного списка потребуют участия других людей. Например, вы можете работать над командным проектом. В таком случае вам может потребоваться, чтобы другие члены команды выполнили свои задачи, прежде чем вы сможете заняться теми, за которые отвечаете.

Даже если вы работаете в одиночку, вклад других людей может быть очень важен для рабочего процесса.

К примеру, отчет о дебиторской задолженности, который вам поручено завершить, может потребовать участия кого-то из отдела продаж. Для конференц-звонка, который вы собираетесь провести, может понадобиться информация от вашего коллеги.

Важно, чтобы вы могли мельком взглянуть на свой список дел и сразу понять, какие задачи требуют участия других. Система GTD Дэвида Аллена предполагает создание отдельного списка «ожидания», в который будут помещаться все задачи, по которым вы ждете действий от других людей.

На мой взгляд, использовать отдельный список ожидания – излишество. Если вы учтете девять предыдущих пунктов при создании основного, контекстных и ежедневных списков, вы прекрасно справитесь без еще одного. Думаю, «список ожидания» только усложнит вашу систему управления задачами.

Я рекомендую оставлять короткую заметку рядом с каждым пунктом, по которому вы ждете чьих-либо действий. Уточните детали вклада, который вам требуется для этой задачи: письмо, звонок, отчет, таблица и так далее – и поставьте ожидаемую дату получения.

Ожидаемая дата побудит вас лишний раз напомнить человеку об обещанном, если вы вдруг не получите от него своевременного ответа. Это поможет вам формировать ожидания в отношении других людей и возлагать на них ответственность за выполнение необходимых задач. А это очень важно, если ваш рабочий процесс зависит от их действий.

Большинство людей не делают заметки о вкладе других сторон. К сожалению, если рабочий процесс зависит от других людей, это упущение испортит расчеты времени, необходимого для выполнения задач. В итоге они будут тратить драгоценное время на ожидание. А это, в свою очередь, снизит их способность доводить дела до конца и серьезно повлияет на продуктивность.

<p>Как поддерживать отлаженную систему списков дел</p>

Ваши основные, контекстные и ежедневные списки дел – части большой системы. Их эффективность напрямую зависит от целостности этого «механизма».

Если система хорошо отлажена, списки помогут вам быстрее и эффективнее выполнять важную работу. Если же система неисправна, списки способны навредить рабочему процессу.

В следующих разделах я шаг за шагом покажу, как поддерживать эффективную систему списков дел. Большинство этих советов опираются на концепции, которые мы уже рассматривали в предыдущих разделах. Некоторые вводят новые понятия. Все они важны для создания системы, которая гарантирует, что ваши списки дел будут работать на вас, а не против.

Совет #1: используйте пакетный список для «мелочи»

Пакетный список предназначен для организации всех маленьких задач в одном месте. Маленькие задачи – пункты из списка, выполнение которых занимает меньше 10 минут. Суть такого списка – собрать всю «мелочь» в одном «пакете» и разобраться с ней разом в течение одной рабочей сессии.