Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Мелким задачам не место в вашем ежедневном списке дел. Помните, ваш список дел на день должен быть ограничен семью задачами. Оставьте в нем место для важных, на которые потребуется больше времени (минимум 15 минут).

В основном списке мелочам тоже не место. Они просто заполонят его, как саранча.

Лучше поместите их в отдельный пакетный список. Как только у вас будет свободная минутка, берите в работу несколько задач. Вычеркивайте их из списка по мере выполнения.

Вот примеры мелких задач, которые стоит поместить в отдельный пакетный список:

• застелить кровать;

• запустить стирку;

• отправить электронное письмо клиенту;

• записать данные о вчерашних продажах;

• разобрать посудомоечную машину;

• запланировать встречу с коллегой;

• забронировать столик на ужин;

• проверить голосовую почту;

• вынести мусор;

• проинформировать босса о текущем проекте;

• перезвонить;

• навести порядок на рабочем месте;

• оплатить счета онлайн;

• обновить программное обеспечение.

Каждую из этих задач можно выполнить за несколько минут. Однако если заниматься ими спонтанно в течение дня, они превратятся в отвлекающие факторы и нарушат ваш рабочий процесс. Вы почувствуете искушение заняться всем и сразу, что потребует дополнительных расходов времени и энергии на переключение между делами. А частое переключение, как известно, отрицательно влияет на вашу работоспособность и снижает продуктивность.

Поэтому просто собирайте мелкие задачи в «пакет». Выделите от 30 до 45 минут на работу над ними. Это позволит вам сконцентрироваться на всех пунктах по очереди, не отвлекаясь от более важной работы. По сути, у вас будет отдельная рабочая сессия, посвященная мелочам.

По возможности собирайте в одном месте задачи, которые схожи по контексту. Например, если вам нужно ответить на несколько писем, обозначьте каждое как отдельный пункт в списке и расправьтесь со всеми сразу за один «пакетный разбор». Аналогично, если у вас есть несколько дел по хозяйству, соберите их и выполните разом.

Работая над одинаковыми по контексту задачами, мы убираем расходы за переключение. Благодаря чему можем делать больше за меньший промежуток времени и не ошибаться.

Совет #2: избегайте чувства перегруженности

Чувство перегруженности – одна из самых больших угроз для любой системы управления задачами.

Не сомневаюсь, вам приходится с ним сталкиваться. К примеру, когда вы открываете электронную почту и тут же хотите ее закрыть, увидев сотни непрочитанных писем. Или когда вы смотрите на свой основной список и расстраиваетесь из-за его длины и отсутствия контекста у задач. А может, когда просматриваете список дел на день и замечаете, что все ваши задачи – туманно обозначенные проекты без побуждения к конкретным действиям.

К счастью, вы можете решить или хотя бы облегчить все эти проблемы, следуя рекомендациям из раздела «Как составить идеальный список дел». Качественная система поможет вам эффективно распределять нагрузку.

И все же риск перегруженности будет всегда. Стоит этому чувству проникнуть в сознание, как оно начнет высасывать из вас энтузиазм, тушить пламя мотивации и мешать творческому началу.

Поэтому очень важно не терять бдительность. Обстоятельства могут складываться так, что вы против своей воли окажетесь под завалом из важных дел. Например, начальник может поручать вам все новые и новые проекты. Коллеги – попытаться делегировать свои дела. Ваш супруг может пополнять список ваших обязанностей, не понимая, что у вас не хватает сил справиться с ними в срок.

В такой ситуации вам тоже помогут списки дел. Если вы составляете их так, как описано в разделе «Как создать идеальный список дел»

, вы можете объективно оценить свою загруженность и взять на себя новые задачи – или отказаться от них.

Не стоит недооценивать деструктивное влияние перегруженности.

Она повышает уровень стресса, делает вас более восприимчивыми к отвлекающим факторам и мешает выполнить важные дела.

Совет #3: характеризуйте списки дел по контексту

Мы уже разбирали эту тему. Однако повторение лишним не будет.

В шаге #6 раздела «Как создать идеальный список дел» я говорил, что каждую задачу в списке нужно снабжать контекстными деталями. К примеру, вам следует уточнить, к какому проекту относится задача, каков ее тип деятельности (аналитическая, творческая и так далее), ограничена ли она пределами какого-то места.

Поначалу эти детали могут показаться пустой тратой времени. Но они крайне важны для поддержания бесперебойной работы системы списка дел. Добавляя контекст к задачам в вашем основном списке, вы сможете быстро определить, над какими из них вам следует поработать.

Допустим, вы отвечаете за высокоприоритетный проект, по которому поджимают сроки. Вы сосредоточитесь на задачах, которые продвигают этот проект (контекст, основанный на проекте).