Дел до ж*пы. Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Как делать обзор?

1. Соберите все свои списки дел, включая основной и контекстные.

2. Выполните «мозговую свалку» всех задач и проектов, находящихся у вас в голове. Добавьте их в основной список.

3. Разбейте новые проекты на индивидуальные задачи.

4. Распределите новые задачи в зависимости от контекста (проект, тип деятельности, локация). При необходимости создайте новые контекстные списки.

5. Расчистите свою электронную почту. Ответьте на письма, если это необходимо. Если в письме от вас требуется какое-то действие, но при этом оно не является срочным, сделайте об этом пометку в основном списке задач и архивируйте письма. Кстати, советую вам архивировать письма, которые не требуют ответа либо действия, но могут пригодиться позже. Удаляйте все остальное.

6. Просмотрите основной и контекстные списки. Уберите задачи, которые больше не нужны или не важны.

7. Обратите внимание на те задачи, которые одновременно и важны, и первоочередны. Пометьте их как претендентов на ежедневный список.

8. Отметьте задачи, которые требуют участия других людей. Напишите имя участника и дату, когда вы планируете получить от него ответ. Дата подскажет вам, когда нужно будет напомнить в случае отсутствия этого ответа.

9. Просмотрите свои текущие дедлайны по важным задачам. Подкорректируйте их, если необходимо.

10. Назначьте дедлайны новым задачам, которые вы добавили в основной и контекстные списки.

11. Просмотрите свой календарь на грядущую неделю. Составьте список дел на день согласно доступности.

Может показаться, что все вышеперечисленное требует больших усилий. По правде говоря, так оно и есть. Но, как я уже говорил, это своеобразная инвестиция в будущее. Еженедельный обзор – неотъемлемая часть хорошо отлаженной системы списков дел. Благодаря ему вы сможете сконцентрировать свое ограниченное время на пунктах, которые позволят продвинуться в работе, наиболее важной для вас.

Совет #5: обновляйте свой список целей

Цели предопределяют ваше времяпрепровождение. Они дают вам понимание, чего вы хотите добиться в ближайшее время и в долгосрочной перспективе.

Цели помогают вам отдавать отчет в своих действиях.

Когда вы знаете, к чему стремитесь, приходит осознание, что каждое принятое вами решение либо приближает вас к цели, либо отдаляет от нее.

Цели также помогают сосредоточиться на главном. В шаге № 2 раздела «Как создать идеальный список дел» я рекомендовал назначить конкретную цель для каждой задачи в вашем списке. Это нужно, чтобы начать действовать. Когда вы знаете причину, по которой необходимо выполнить то или иное действие, и эта причина значима для вас, вы будете сосредоточены на выполнении задачи. Что важно учесть?

Во-первых, назначайте конкретные цели. У большинства людей цели расплывчаты. И это проблема, потому что без конкретики трудно судить о прогрессе в их достижении.

Взгляните на пример ниже.

Расплывчатая цель: рано выйти на пенсию.

Конкретная цель: выйти на пенсию к 60-летию, имея 2 миллиона долларов в ликвидных инвестициях и доход в 5000 долларов в месяц.

Обратите внимание, что при расплывчатом варианте практически невозможно отследить свой прогресс. Невозможно определить, насколько вы близки к достижению цели, потому что вы не установили метрики, по которым оценивается успех.

Напротив, четкая формулировка дает отслеживаемые показатели.

Во-вторых, запишите свои цели. Так вы с меньшей вероятностью откажетесь от них.