Мне некогда. Полезная книга для тех, кому приходится выбирать между «надо» и «хочу»

Представьте, что хотите вечером пойти на тренировку. Но днем у вас рабочая встреча, которая может затянуться. Пока вы не знаете, успеете ли на тренировку, вносите ее в план с пометкой: «если не успею сегодня на тренировку, то пойду домой пешком, а не поеду на транспорте». То есть вы заранее придумываете запасной план, альтернативное действие, которое тоже связано с вашими целями.

В ситуации непосредственного столкновения с форс-мажором принцип тот же: прежде чем с грустью переносить дела на завтра, стоит подумать, какое связанное с моей целью дело я все-таки могу сделать сегодня? Так мы меньше переживаем, гибче относимся к планированию и наблюдаем прогресс несмотря ни на что.

Задание

1. Запишите несколько важных для вас задач на следующую неделю.

__________________________________________________

__________________________________________________

2. Для каждой задачи пропишите запасной план по технике «если… то…».

__________________________________________________

__________________________________________________

63 Закон Паркинсона

Это не тот Паркинсон, в честь которого названа известная болезнь. Это Паркинсон позитивный, он написал известную юмористическую заметку[107]. Там было про женщину, которая отправляла открытку целый день. Сначала полчаса не могла найти очки для чтения, потом два часа придумывала подпись, потом марки искала, потом пошла на почту… Так и стемнело.

Был дан целый день на выполнение задачи – целый день и потрачен. Как в школе на физике учили, что газ заполняет все отведенное ему пространство, так и с работой: сколько времени отведено, столько она и займет. И ладно бы время, но ведь эта тянущаяся «резина» утомляет. Дело начинает казаться сложнее, чем оно есть на самом деле. Это и есть эффект Паркинсона: сложность растет параллельно с увеличением времени, отведенного на задачу. Причем сложность-то искусственная. Если бы у той женщины был всего час, она бы прекрасно управилась с отправкой открытки за это время.

Пожалуй, тут примешивается еще и прокрастинация. Сначала чувствуешь облегчение, что времени предостаточно, и решаешь немного отложить начало. А потом еще немного, пока – увы! – времени совсем не остается. И находишься в таком подвешенном состоянии: вроде и мыслями в работе, но по факту только беспокойство, ощущение спешки и стресса.

Закон Паркинсона, конечно, не из разряда термодинамических, тех, что нерушимы. Он выведен в результате наблюдений за повседневностью. Даже психотерапевты отмечают, что иногда лучше уделять клиенту меньше времени, тогда терапия пойдет лучше[108]. Предполагается, что проблема возникает из-за повышенного внимания к тому, сколько времени отведено на задачу. Вместо того чтобы прикинуть, сколько часов или дней она займет в реальности, мы смотрим на дедлайны[109]. Поэтому и получаем «я сделаю за два часа, в течение трех месяцев». Несложно догадаться, что эти два часа будут в лучшем случае в предпоследний день.

Естественно, можно ввести поправку и сразу сдвинуть время начала работы. Прекрасно, что на проект дано три месяца. Но если вы знаете, что потребуется всего несколько дней и вы в любом случае не возьметесь за него всерьез в ближайшие два с половиной месяца – так тому и быть, отложите эту задачу в сторону на некоторое время. Чтобы не отвлекало ценные мыслительные ресурсы.

Если же хочется делать все заранее, обычный подход к работе с целями и планированием времени применим и к проблеме Паркинсона.

Первое – реалистичный дедлайн. Сколько должно уйти времени на реальную работу? Представьте, что сдать ее нужно завтра, за сколько управитесь? Приплюсуйте процентов тридцать, на случай непредвиденных осложнений – и новый дедлайн готов. И он гораздо ближе, чем казалось изначально. Помогает разделение большой задачи на этапы. Сроки укорачиваются, последовательность действий становится понятнее и легче воспринимается[110]. А значит, вы работаете эффективнее и быстрее.

Второе – жесткие приоритеты. Одно большое и важное дело растягивается на весь день, потому что постоянно выскакивают мелкие задачки. Они проще, поэтому хочется разобраться, порадоваться и гулять смело. Но все эти задачки никуда не денутся и останутся такими же мелкими, если попросить их подождать в очереди.

Наконец, если говорить о небольших задачах, особенно привычных, таймер сослужит нам отличную службу. Запускаем его на полчаса и не отвлекаемся. Когда время ощутимо ограничено, у нас меньше пространства для расползания работы во все стороны.

Задание

Запишите, в каких ситуациях вы сталкиваетесь с законом Паркинсона и как планируете с ним справляться.

__________________________________________________

__________________________________________________

64 Как правильно отслеживать прогресс

Тут все довольно просто: видим прогресс – понимаем его как достижение – радуемся, что все не зря – получаем стимул работать дальше. Отслеживать же прогресс можно абсолютно любым способом, если он работает для вас лично и для вашей конкретной задачи.