Профессия финансист. Как в современном бизнесе мотивировать людей и управлять деньгами, не забывая про риски

Как известно, то, что поддается стандартизации и описанию с помощью алгоритмов, можно оптимизировать через автоматизацию. На этом этапе внедряются контрольные точки, на которых проводятся процедуры по сверке данных: текущие показатели сравниваются с эталонными, проверенными или подтвержденными достоверными источниками. На начальном этапе отработки и унификации, создания справочников учета не обойтись без человека, но в дальнейшем, по мере налаживания процесса, необходимо внедрять автоматизацию и минимизировать участие сотрудников в рутинной деятельности, используя их высвободившееся время, креативность и потенциал для решения иных, например творческих, нестандартных задач. В свою очередь, часть из них, новые и нетиповые, обязательно после изучения и освоения стандартизируются, происходит унификация регулярных процедур, которые становятся рутинными и могут быть автоматизированы. Это непрерывный цикл автоматизации.

Процессы бывают стандартными – их необходимо автоматизировать, и нестандартными, которые в большинстве случаев не нуждаются в этом, поскольку затраты на проект превысят положительные эффекты от высвобождения ресурсов и времени в будущем. В свою очередь, со временем часть нестандартных задач отрабатывается и переходит в типовые, после чего их уже можно подвергать автоматизации. Финансовому директору необходимо помнить, что это бесконечный процесс. Соответственно, надо либо обозначить определенный круг задач и процессов, реализовать их и завершить проект по автоматизации, либо ментально подготовиться к непрерывному процессу автоматизации, который то расширяется, то замедляется, в зависимости от циклов развития бизнеса, потребностей регулирующих органов, внутреннего спроса на автоматизацию и отчетность.

Обычно попытки цифровизации и автоматизации рутинных процессов, особенно в крупной компании, наталкиваются на сопротивление учетных работников. Эта борьба может быть как открытой и проявляться в прямом противостоянии, так и скрытой, выражающейся в затягивании и отказах. Постоянные сомнения в необходимости оптимизации и автоматизации, неуверенность в правильности выбранного способа, поиск причин для переноса сроков проекта, а также прямой саботаж – это очень опасные для проекта и организации тенденции, возникновение которых нельзя допускать. Если они появились, то руководителям необходимо прорабатывать их до глубинных причин, вплоть до устранения. Бороться нужно не силовыми методами и репрессиями, а предварительной персональной работой с сотрудниками.

Все люди беспокоятся о своем месте в социуме и востребованности. В частности, они волнуются о потере работы в будущем, сокращении своей должности.

Автоматизация рутинных процессов всегда вызывает в коллективе противодействие, поскольку большинство сотрудников финансового блока привычно к ним.

Часто это давно работающие в компании люди с собственными горизонтальными связями, которые они используют, чтобы настроить общественное мнение против инноваций, плести интриги и саботировать. Такие сотрудники боятся, что после оцифровки их должность попадет под сокращение и они останутся без работы.

Необходимо регулярно взаимодействовать с ними и одновременно готовиться к автоматизации. Надо прорабатывать альтернативную занятость сотрудников, высвобождаемых после ее внедрения, а также следить за востребованностью их навыков и опыта в творческом труде, который приносит компании бо́льшую добавленную стоимость, нежели выполнение рутинных операций. Необходимо тактично, но последовательно и твердо знакомить персонал с планом цифровизации и автоматизации, а также информацией о неизбежности подобных процессов в современной компании. Сотрудникам надо показать пути дополнения их навыков актуальными и востребованными инструментами: трекерами задач, канбан-досками, скрам-методиками, ИИ-инструментами типа ChatGPT, – базовыми IТ-знаниями об организации хранения данных, обменах данными между хранилищами информации и системами внутри компании, разработке и внедрении сверок и прочих контрольных механизмов.

Анализ высвобождаемых человеческих ресурсов и планирование их занятости в будущем, вместе с дополнительным обучением и подготовкой, – это жизненно важная для успешной автоматизации процессов задача линейных руководителей и топ-менеджеров. К сожалению, этим часто пренебрегают, что зачастую становится ключевым фактором провала проектов по внедрению новых систем, оптимизации и налаживанию рутинных процессов. Такие неудачи влияют на эффективность контрольной среды и в результате подрывают конкурентоспособность бизнеса.

Учетная политика