Слово на слайде: как писать презентации, после которых с вами захочется иметь дело

Избыточное – удалить.

Нерелевантное – вычеркнуть.

Самозабвенно-рекламное – оставить за бортом.

Откуда всё это берётся? Из тревоги: нам страшно показаться легковесными. Чем больше сказано – тем вроде как и результат «серьёзнее». Из любви к своему делу: мы дорожим каждой деталью. Нам больно от любого упрощения, искажения, забытого нюанса. Из невольного эгоцентризма: мы забываем подумать, так ли уж важна адресату та или иная часть нашего рассказа. Наконец, из отсутствия ясности у нас самих: что ж, бывает и такое. Иногда мы сами не в силах отделить важное от второстепенного. Не понимая общей картины, видим только частности, оттого и сыплем ими.

Если автор не до конца разобрался в материале – этого в два счёта не исправишь. А вот страх показаться легковесным или упустить даже малейшую подробность уходит достаточно быстро, когда приучаешь себя смотреть на собственный текст со стороны. Заняв точку зрения адресата, внезапно осознаёшь, что в тексте сущностно и ценно, а что мелко и ненужно. Один и тот же факт, одна и та же мысль в презентации А будет крайне полезна, в презентации Б – всего лишь уместна, в презентации В – некстати, а то и вовсе вредна. Об этом мы говорили в главе «Общая теория презентаций» и вернёмся к этому ещё раз позже.

Впрочем, иногда можно заподозрить лишнее по формальному признаку – дублированию. Речь о случаях, когда одно и то же повторяется на слайде два раза и более.

Разобраться, где на слайде важное, а где лишнее, не так уж и сложно. Достаточно посмотреть на него глазами вашего адресата.

Посмотрим на типичный слайд с дублированием.

Ещё недавно в некоторых городах и сёлах страны школьники были вынуждены учиться в три смены: не хватало учебных классов. Поэтому власти строили новые школы и дополнительные корпуса. Приведённые на слайде названия населённых пунктов и статистика – чистый вымысел, но проблема – из реальной жизни.

На этом слайде четыре случая дублирования. Во-первых, заголовок и вступительный абзац почти дословно повторяют друг друга. Во-вторых, дважды упоминается общее число школ, построенных или расширенных в рамках государственных программ. В-третьих, дублируются названия самих этих программ. В-четвёртых, неоднократно используется словосочетание «новая школа».

Если мы найдём способ прибегнуть к каждой повторяющейся на слайде мысли всего один раз, читатель получит текст куда меньшего объёма. А значит, быстрее его прочтёт и поймёт. Тем более что иногда дублирующийся фрагмент может поражать своим размером – как, например, в этом случае:

А бывает и так, что об одном и том же говорится разными словами. В этом случае мы тоже имеем дело с дублированием, но не дословным, а смысловым. Сравните выделенные фрагменты в примере ниже. В первом абзаце цена называется «оговорённой сегодня», а во втором – «заранее определённой». О дате сначала сказано, что она «установлена» в будущем, а затем – что, по аналогии с ценой, «заранее определена». Фразы «договор о купле… продаже» и «обязательство купить… продать» синонимичны. Единственный новый смысловой компонент, появившийся во втором абзаце, – уточнение, что наряду с другими параметрами сделки заранее устанавливается и объём валюты.

В итоге первый абзац слайда и блок «Суть сделки» практически полностью дублируют друг друга. Их неплохо было бы «схлопнуть» до одного фрагмента.

Дублирование – проблема распространённая.

Разумеется, в некоторых случаях повтор оправдан и даже неустраним. Но чаще он всё-таки вредит слайду. При этом механически избавиться от повторённых слова или фрагмента почти никогда нельзя. Обычно такое сокращение требует перестройки слайда или какой-то его части (подробнее о структуре слайда в следующей подглаве).

Начнём с примера попроще.

Представьте, что вы привлекаете спонсоров на мероприятие, которое будет транслироваться по одному из центральных телеканалов. Презентация, которую вы рассылаете, включает описание спонсорских пакетов. Допустим, вот первые три позиции:

Фразы, дословно повторённые внутри каждой строки, так и просят: вынесите нас в отдельный столбец. Но это ещё не всё. Информацию о времени, отведённом под благодарности в начале и конце мероприятия, тоже лучше объединить. Получится:

Как видите, устраняя дублирование, мы неизбежно приходим к новой, более лёгкой для восприятия структуре.

Давайте проделаем то же с целым слайдом.

В России, как и во всём мире, власти стремятся лучше приспособить городскую среду к потребностям людей с ограниченными возможностями. Жилые дома, подземные переходы, станции метро, больницы, транспорт оборудуются специальными пандусами, лифтами, дверями, подъёмниками, поручнями и другим соответствующим оборудованием. Слайд ниже рассказывает о формировании безбарьерной среды в образовательных учреждениях некоего города.