Управление клиникой. Практические рекомендации на каждый день

Проанализируйте, зависит ли вознаграждение сотрудников от их вклада в результат компании? Есть ли у них цель, есть ли бонус за ее достижение?

Глава 9. Проводим совещания, которые приводят к результату

Для меня в свое время это стало глубоким инсайтом: слова «совещание» и «совет» – родственные, происходят от одного корня. Ваша задача как руководителя – превратить совещание в диалог, обмен информацией, мнениями, советами. Для этого все участники должны как минимум знать его повестку, чтобы иметь возможность подготовиться.

С одной стороны, компания достигает лучших результатов тогда, когда сотрудники принимают непосредственное участие в проработке решений, с другой – не созывать же их по каждому самому мелкому поводу! Если ваш день состоит из сплошных собраний, это повод задуматься и проанализировать целесообразность каждой встречи. Скорее всего, за разговорами вы впустую теряете массу времени и денег.

Бич многих компаний – устраивать собрания без понятной всем цели и проработанной повестки. Итог – либо бесцельное времяпрепровождение, либо уход в сторону от темы и затягивание встречи. За дверь люди выходят с кашей в голове.

Подходите осознанно к формулированию цели, формированию повестки и планированию состава участников совещания. Не отнимайте драгоценное время у своих сотрудников, вы же им его оплачиваете!

Виды совещаний

Чтобы совещание было эффективным, оно должно иметь:

• цель;

• повестку;

• список участников;

• регламент выступлений;

• протокол.

Если предполагаются какие-то информационные материалы, их тоже следует разослать участникам.

Научитесь определять цель и, соответственно, вид совещания. Это важно, чтобы в первую очередь вам было понятно, для чего вы собираете людей. Не путайте разные по смыслу и наполнению встречи. В зависимости от того, какая цель у руководителя, выделяют пять видов совещаний.

• Совещание для донесения информации. Его цель – обеспечить единое понимание ситуации, проблемы и задачи. В конце нужно проконтролировать, что каждый понял вас так, как нужно.

• Совещание для анализа и разработки решения проблемы. Здесь цель – определить причины проблемы, увидеть последствия и перспективы, оценить барьеры, факторы успеха, продумать варианты выхода из положения и др.

• Совещание для принятия решений. Его цель – утвердить или отклонить предлагаемый проект решения. Чтобы оно прошло продуктивно, участники должны заранее познакомиться с неким проектом, выписать его сильные и слабые стороны.

• Оперативное совещание – планерка. Цель такой встречи – договориться о плане работ: кто, что и когда будет делать. Длительность – около 10 минут.

• Оперативное совещание – статус-встреча. Оно короткое, на 2–3 минуты. Проводится, чтобы оценить, как выполняется план работ.

Кого пригласить на совещание?

Может ли быть эффективной встреча, когда на ней много лишних людей? Разумеется, нет. Если дело касается определенного узкого круга вопросов, нужно звать на встречу именно тех, кто за них ответственен. Собирать всех, чтобы проинформировать и покрасоваться перед ними, бессмысленно. Как определить, кто вам нужен на встрече?

Шаг 1. Сформируйте повестку совещания. Повестка – это не просто список вопросов и выступающих. Это план задач, которые необходимо решить для достижения цели. Ранжируйте вопросы по значимости с точки зрения достижения цели и вносите в повестку только те, которые действительно требуют общего обсуждения.

Никогда не выносите на повестку следующие вопросы:

• те, которые можно решить один на один;

• те, по которым решение уже принято;

• крупные, по которым не получится принять решение;

• неважные, даже если они срочные.

Шаг 2. Определите, кто обладает знаниями в тех областях, которые затрагивает повестка. От кого зависит принимаемое решение? Кому нужно быть в курсе обсуждения? Кто будет реализовывать принятые решения? Ответив на эти вопросы, вы получите список людей, которых стоит пригласить.

Оптимальное количество сотрудников, которые могут выработать полноценное эффективное решение, – семь. Каждый следующий будет снижать эффективность встречи на 10 %. Конечно, если это какое-то годовое совещание с целью донести новую информацию, тогда слушателей может быть много. Всегда помните о цели встречи и ориентируйтесь на нее.

Эффективное совещание: о чем стоит помнить

Акцентирую ваше внимание на важных моментах.