Управление клиникой. Практические рекомендации на каждый день

• Во главу угла ставьте два фактора: важность и срочность. Это поможет расставить приоритеты. Важность легко оценить, задав себе вопрос, насколько результат повлияет на бизнес. Срочность определяется тем, как быстро надо выполнить задачу.

Чтобы структурировать свои дела, можете использовать такой инструмент, как матрица Эйзенхауэра. Ее суть состоит в том, чтобы разделить задачи на четыре категории.

1. Срочные и важные. Как правило, они появляются в кризисных ситуациях. Также это могут быть неожиданно возникающие возможности, проекты с жесткими сроками выполнения и т. д. На их долю должно приходиться не более 30 % вашего управленческого времени.

2. Срочные и неважные – какая-то реакция на события, ответы на звонки, письма, вопросы и т. д. Это всего 15 % вашего времени.

3. Несрочные и важные – анализ, оценка, планирование, обучение, развитие, восстановление сил и отдых. Такие дела должны занимать 50 % времени управленца.

4. Несрочные и неважные – неэффективный отдых, убийство времени в разных формах. Это даже полезно, но при условии, что отнимает не более 5 % времени.

Задание

Проанализируйте свои задачи через призму принципа Парето и матрицы Эйзенхауэра. Если видите перекосы, значит, управленческое время организовано неправильно. Возможно, вы ставите всем задачам одинаково высокий приоритет. Или целыми днями занимаетесь только срочными и неважными делами.

<p>Золотые правила самоорганизации</p>

Я сформулировала для вас ряд правил, придерживаясь которых вы повысите продуктивность.

1. Нужны цели, как профессиональные, так и личные. Какие цели вы ставите перед собой на год? Как их можно декомпозировать на месяцы, недели, дни? Например, если личная цель – похудеть на 18 кг, то каждый месяц вы должны терять по полтора килограмма. Планируйте время так, чтобы получить необходимый результат.

2. В полной мере используйте делегирование.

Мозг управленца должен быть свободен от рутинных задач, чтобы вы могли что-то проанализировать, собрать информацию, провести важную для принятия стратегического решения встречу и т. д.

3. Ориентируйтесь на свои биологические часы и циркадные ритмы. Вовсе не обязательно трудиться только в общепринятые с 9:00 до 18:00. Если вы наиболее продуктивны с 5:00, начинайте свой рабочий день в это время. Шаблоны могут быть вредны, поскольку они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Не надо себя ломать. Обратите внимание на то, когда вы ложитесь и встаете, сколько вам необходимо времени для того, чтобы полноценно отдохнуть и набраться сил.

4. Главные задачи выполняйте утром, даже если вы сова и пик вашей продуктивности приходится на вечернее время. Это необходимо, чтобы к середине дня вы понимали, что ключевые 50 % задач уже закрыли. Чувство опережения времени будет вас подстегивать и помогать вам.

5. Мелкие дела объединяйте в крупные блоки. Например, если требуется написать три письма партнерам, не разносите это в отдельные задачи, запланированные на разное время, а выделите временной интервал для работы с электронной почтой. Так будет проще погрузиться в задачи.

6. Если задача крупная, делите ее на части.

Что называется, слона нужно есть по частям. Если перед вами отчет на 60 страниц, даже не пытайтесь осилить его за час – детально проанализировать его будет невозможно. Сделайте несколько подходов.

7. Выделяйте время на перезагрузку. Примерно через каждые 50 минут рекомендуется делать десятиминутный перерыв – уединяться и перезагружаться. Эти паузы важны для сохранения работоспособности, поэтому нельзя относиться к ним пренебрежительно. В своей компании можете приобщить к этому и сотрудников – например, приостанавливать работу и проводить гимнастику.

8. Определяйте тайминг и соблюдайте его. Например, если у вас запланировано совещание с 9:00 до 12:00, не затягивайте его до 13:00. Это касается любых дел.

9. Устанавливайте дедлайн и выполняйте договоренности с собой. Сдвинуть себя с места и начать всегда сложно. Однако когда мы приступаем к делу и доводим его до конца, выделяются эндорфины, а это значит, что самочувствие улучшается. Если уж решили, что возьметесь за какую-то задачу, то нужно сделать ее в установленный срок.

<p>Как организовать рабочее время сотрудников</p>

Возьмите на себя ответственность за организацию рабочего времени своих сотрудников. Относитесь к нему как к ресурсу компании.