Заметки корпората. 40 бизнес-практик, описаний принципов, технологий строительства и управления глобальными корпорациями

Либо они отображают только самые верхние уровни иерархий, а всё, начиная с третьего сверху уровня, обозначается общими квадратами или другими фигурами с названием «департамент», или «дирекция», или «отдел». То есть внизу вы можете видеть одну линию, ведущую от начальника к отделу или к ответственной группе исполнителей, но, глядя на такую картину, вы не понимаете, сколько коммуникационных линий ведёт лично начальник. Может быть, одну, две, а может, и десять, двадцать.

Это критично для руководителей, так как нет чёткой картинки перед глазами, кто из нижестоящего менеджмента перегружен, а кто недогружен работой с подчинёнными.

Есть и вариации – микс первого и второго подходов, но подчёркнутой этажности и детализации на нижних уровнях в любых форматах я практически не встречал.

И я задавал вопросы сотрудникам – HR-менеджерам, руководителям и подчинённым – а зачем тогда вам вообще нужен существующий оргчат?

И знаете, какие ответы?

– Ну-у-у… Оргчат показывает сотруднику, как мы устроены.

Переспрашиваю:

– А вы у сотрудников интересовались, как они разбираются в этом оргчате, если из него непонятна ни этажность, ни количество коммуникационных линий у руководителей? Давайте любого из сотрудников спросим, сколько всего сверху донизу уровней управления у вас в компании? Догадываетесь, что они ответят?

– Ну да…

– А для чего же тогда тратить время, делать работу, которая никому не нужна? Какой в этом смысл? Оргчаты ведь не просто так в своё время придумали…

Примерно так обычно строится диалог.

Так для чего же в действительности нужен оргчат, и как его правильно нарисовать?

Начнём отвечать с последней части вопроса: как правильно нарисовать.

Инструменты есть разные. Очень удобна программа Miro. В ней легко работать вместе, а также перемещать, двигать блоки, добавлять или убирать коммуникационные линии.

Впрочем, не так важно, где вы будете рисовать оргчат. Важны этажность и точное количество линий подчинения от каждого управляющего субъекта к управляемым.

Если вы делаете это в первый раз, то попробуйте сначала нарисовать, как получится. Но соблюдая вертикаль. То есть сверху вниз. От себя к своим подчинённым. Если они руководители, то дальше рисуйте линии от них к их подчинённым. К каждому подчинённому нужно провести отдельную линию связи между ним и его непосредственным руководителем. И так далее.

В результате у вас получится странная картина. Будут руководители, которые подчиняются вам и у которых будет, скажем, один или два уровня подчинённости уже под ними. Это уже уровни их подчинённых.

Но также будут и другие руководители, подчиняющиеся напрямую вам, у которых может оказаться другое число этажей под ними: 3 или 4–5 и больше.

Далее определите, что такое самый нижний уровень в иерархии. Например, уборщицы, секретари, охранники – это вспомогательный низкоквалифицированный персонал. Вот эти должности/работники и есть самый нижний уровень (этаж) в вашей иерархии.

Принцип простой. Чем выше квалификационные требования к функционалу работника – тем выше его этаж.

Теперь нам надо всю организацию расположить по соответствующим уровням, и тогда мы получим первую версию иерархичного оргчата, которую уже можно анализировать.

Подсказка про количество уровней в эффективной иерархии

Как ориентир дам приблизительные соотношения количества персонала и эффективного количества уровней, хотя вариации возможны.

1. 20–50 человек – как правило, до 3 уровней (возможно 4).

2. 50–150 человек – как правило, 4 уровня (возможный диапазон – 3–5).

3. 150–600 человек – как правило, 5 уровней (возможно от 4 до 6).

4. 600–3000 человек – как правило, 6 уровней (возможно от 5 до 7).

5. 3000–15 000 человек – от 6 до 8 уровней управления.

6. 15 000–80 000 человек – от 7 до 9 уровней.

7. 80 000–400 000 человек – от 8 до 10 уровней и больше.

Подход ясен, надеюсь? Это – ориентиры для больших организаций, исходя из очень усреднённого предположения, что один руководитель может эффективно руководить 5–6 подчинёнными. Безусловно, в организациях будет и 1 к 1, и 1 к 20, но усреднённо это примерно 1 к 5.

И отсюда следует подход к этажам в прорисовке оргчата.

Приведу пример первичной прорисовки реальных оргчатов небольших компаний, работающих по франчайзинговой модели, где видна каждая линия коммуникации и все работники расположены на должных уровнях иерархий.

Более или менее неплохая ситуация на рис. 3. Самое слабое управление – на рис. 2 и 4, где на руководителя замкнуты прямые коммуникации со всеми сотрудниками. На рис. 1 ситуация непонятна и требует аудита «в поле». Возможно, подразделение просто растёт, но возможно, реально руководит всем подчинённый второго уровня.

А это пример первичной прорисовки оргструктуры производственной компании с помощью Miro и последующей оценки эффективности этой оргструктуры.